نحوه فعال کردن ردیابی تغییرات در Google Sheets

هنگام کار بر روی Google Sheet با همکاران مختلف، پیگیری همه تغییرات بسیار مهم است. به این ترتیب، همه می توانند به اطلاعات جدید مراجعه کنند و به روز بمانند.

ردیابی و مدیریت تغییرات در Google Sheets بسیار ساده است. راه های مختلفی برای انجام آن با فعال کردن عملکردهای مختلف یا استفاده از یک افزونه وجود دارد. بیایید آنها را بررسی کنیم.

ردیابی تغییرات با فعال کردن قوانین اعلان

ویژگی منظمی که در «قوانین اعلان» در برگه‌های Google وجود دارد به شما امکان می‌دهد همیشه از تغییرات ایجاد شده در سند مطلع شوید. هنگامی که آن را فعال کردید، هر بار که تغییری در برگه ایجاد می‌شود، ایمیل‌هایی دریافت خواهید کرد. شما باید تصمیم بگیرید که آیا می خواهید هر بار که شخصی تغییری ایجاد می کند اعلان دریافت کنید یا خلاصه ای از همه ویرایش ها دریافت کنید.

بیایید ببینیم چگونه این کار را انجام دهیم:

1. برگه مورد نیاز خود را باز کنید و به دنبال «ابزار» بگردید.
   
2. به پایین بروید و روی «قوانین اطلاع رسانی» کلیک کنید.
   
3. "هر گونه تغییر ایجاد شده" را انتخاب کنید.
   
4. در مرحله بعد، در بخش «به من اطلاع بده با…» بین دریافت فوری ایمیل یا دریافت خلاصه روزانه انتخاب کنید.
   
5. روی «ذخیره» کلیک کنید.
   

ردیابی تغییرات با فعال کردن تاریخچه نسخه

یکی دیگر از روش‌های مفید برای ردیابی تغییرات در Google Sheets، فعال کردن "Version history" است. این تابع یک نمای کلی از همه ویرایش ها به همراه جزئیاتی مانند اینکه چه کسی و چه زمانی ویرایش ها را انجام داده است، ارائه می دهد. در اینجا نحوه انجام آن آمده است:

1. برگه مورد نیاز خود را باز کنید و به "File" بروید.
2. از منوی کشویی، "Version history" را انتخاب کرده و روی "See version history" کلیک کنید.

نواری در سمت راست برگه وجود دارد که نام ویرایشگرها را با رنگ های مختلف نشان می دهد. اکنون، تمام تغییرات جدید با رنگی که نمایانگر فردی است که تغییرات را انجام داده است برجسته می شود.

ردیابی تغییرات با Sheetgo

افزونه‌ای به نام Sheetgo وجود دارد که به شما امکان می‌دهد به راحتی تغییرات Google Sheets خود را ردیابی کنید و داده‌ها را به‌طور خودکار هر روز وارد کنید. ابتدا باید افزونه را نصب کنید . سپس باید برگه‌ای را که می‌خواهید تغییرات روزانه را در آن ردیابی کنید و برگه‌ای که اطلاعات لازم را دارد باز کنید. در اینجا نحوه شروع استفاده از افزونه آورده شده است:

1. به «افزونه‌ها» بروید.
2. از منوی کشویی "Sheetgo" و سپس "Start" را انتخاب کنید.
3. یک نوار به طور خودکار در سمت راست برگه باز می شود.

اکنون که این کار را انجام دادید، بیایید ببینیم که چگونه داده ها را از برگه فعلی به صفحه ای که می خواهید تغییرات را ردیابی کنید وارد کنید.

1. به برگه ای که می خواهید داده ها در آن وارد شود بروید.
2. روی دکمه «شروع اتصال» و سپس «وارد کردن داده» کلیک کنید.
3. می‌توانید برگه‌های مختلفی را ببینید، بنابراین برگه مورد نیاز خود را انتخاب کنید.
4. پس از کلیک بر روی آن، گزینه "تنظیمات" را مشاهده خواهید کرد.
5. تب "تنظیمات" را باز کنید و گزینه های مختلفی را مشاهده خواهید کرد.

هنگامی که این مراحل را انجام دادید، باید "Append data" را نیز فعال کنید تا فرآیند به پایان برسد. با انجام این کار، افزونه به طور خودکار داده ها را در زیر داده های وارد شده قبلی اضافه می کند. همچنین باید روی «فعال کردن قالب‌بندی انتقال» علامت بزنید تا هر دو برگه شما یکسان به نظر برسند.

می توانید نام اتصال را برای مراجع بعدی انتخاب کنید. در بخش «به‌روزرسانی خودکار»، می‌توانید تصمیم بگیرید که چقدر و در چه زمانی می‌خواهید وارد کردن داده‌ها انجام شود. فعال کردن این گزینه و انتخاب تعداد دفعات وارد کردن داده ها به شما امکان می دهد به روز رسانی روزانه تغییرات را دریافت کنید.

در انتها، روی "پایان" کلیک کنید تا فرآیند به پایان برسد. اکنون داده های جدید به صورت روزانه به زیر داده های موجود اضافه می شود. هر روز که برگه را باز می کنید، اطلاعات جدیدی دریافت خواهید کرد که به شما امکان می دهد تغییرات را پیگیری کنید.

این افزونه مفید است زیرا فقط به یک بار اتصال نیاز دارد. هنگامی که آن را انجام دادید، می‌توانید به‌طور خودکار و روزانه از تغییرات Google Sheets خود مطلع شوید.

توجه: ممکن است تصمیم بگیرید که «به‌روزرسانی خودکار» را خاموش کنید یا تعداد دفعات وارد کردن داده‌ها را تغییر دهید. اگر می خواهید این کار را انجام دهید به بخش بالا مراجعه کنید.

ردیابی تغییرات با فعال کردن «قالب‌بندی شرطی»

نمایش بصری تغییرات می تواند یک راه بسیار ساده برای ردیابی تمام ویرایش ها باشد. گزینه ای در Google Sheets برای انجام این کار وجود دارد - فقط باید آن را فعال کنید. در اینجا نحوه انجام این کار آمده است:

1. همه داده‌ها (سلول‌هایی) را که می‌خواهید از قالب‌بندی شرطی استفاده کنید، انتخاب کنید.
2. به "Format" بروید و "Conditional formatting" را بیابید.
3. در منوی کشویی، در بخش «قانون‌های قالب‌بندی»، «قوانین قالب‌بندی اگر…» را مشاهده خواهید کرد.
4. در اینجا شما باید "خالی نیست" را انتخاب کنید.
5. سپس، در بخش «سبک قالب‌بندی» می‌توانید رنگ پس‌زمینه یا فونت حروف را انتخاب کنید.
6. روی "انجام شد" کلیک کنید.

فرض کنید آبی را به عنوان رنگ پس زمینه انتخاب کرده اید. اگر شخصی داده‌ها را وارد کند یا تغییراتی در سلول‌های قالب‌بندی شده ایجاد کند، سلولی که این کار را انجام می‌دهد آبی می‌شود. به همین سادگی!

ردیابی تغییرات با فعال کردن "Cell History"

اگر می خواهید تغییرات ایجاد شده در یک سلول را ردیابی کنید، می توانید با فعال کردن گزینه جدید "Cell History" این کار را انجام دهید. با این کار می‌توانید نام مشارکت‌کننده‌ای که تغییر را انجام داده و مهر زمانی تغییر را ببینید. در اینجا نحوه انجام آن آمده است:

1. روی سلول کلیک راست کرده و روی "نمایش تاریخچه ویرایش" کلیک کنید.
2. فلش هایی را می بینید که می توانید برای مشاهده ویرایش ها از چپ به راست حرکت کنید.

تبریک می گویم!

اکنون با روشن کردن تغییرات مسیر در Google Sheets مشکلی نخواهید داشت. روش های مختلفی برای این کار وجود دارد. می‌توانید «قوانین اعلان»، «تاریخچه نسخه»، «قالب‌بندی شرطی»، «تاریخچه سلولی» را فعال کنید یا افزونه‌ای مانند Sheetgo دریافت کنید.

آیا قبلاً هیچ یک از روش ها را امتحان کرده اید؟ کدام یک برای شما بهتر جواب می دهد؟ در قسمت نظرات پایین ما را آگاه کنید.