نحوه مرتب سازی در اکسل

اگرچه بیشتر سازمان‌ها داده‌ها را برای کمک به تصمیم‌گیری جمع‌آوری می‌کنند، اما اغلب در قالبی نامرتب در اکسل ختم می‌شود. به این ترتیب، ممکن است درک روابط، الگوها و روندهای درون داده ها دشوار باشد.

خوشبختانه، می‌توانید کارهای مختلفی مانند اضافه کردن جداول و گرد کردن سلول‌ها در اکسل انجام دهید ، اما چگونه داده‌ها را مرتب می‌کنید؟ اگر هرگز از Excel برای این منظور استفاده نکرده اید، در جای مناسبی هستید. این مقاله نحوه مرتب‌سازی داده‌ها در اکسل، چه در یک گروه یا یک صفحه گسترده را توضیح می‌دهد. 

آنچه در مورد مرتب سازی داده ها در اکسل باید بدانید

مرتب سازی موفقیت آمیز داده ها در اکسل به شما نیاز دارد که صفحه گسترده را به روش های مختلف آماده کنید. ابتدا باید سلول های خالی را حذف کنید زیرا اکسل آنها را مرتب می کند و بر مجموع و سایر عناصر فرموله شده تأثیر می گذارد.

در مرحله بعد، داده های ستون ها باید از یک نوع باشند. به عنوان مثال، اگر یک ستون شامل تاریخ باشد، هیچ شکل دیگری از داده مانند متن یا اعداد نباید در محدوده سلولی باشد، در غیر این صورت مرتب سازی با شکست مواجه خواهد شد.

همچنین، ممکن است بخواهید قبل از مرتب‌سازی سلول‌ها یا ستون‌ها، موارد تکراری را در اکسل بررسی کرده و حذف کنید تا تأیید کنید که پس از مرتب‌سازی مشکلی پیش نمی‌آید.

در نهایت، داشتن یک نسخه پشتیبان از اطلاعات در صورتی که مشکلی در طول فرآیند پیش بیاید، بسیار مهم است. 

مرتب سازی داده ها بر اساس حروف الفبا در اکسل

اگر ستون ساده ای دارید که باید آن را بر اساس حروف الفبا مرتب کنید، می توانید سلول ها را انتخاب کنید و گزینه های مرتب سازی خود را انتخاب کنید. با این حال، اکسل فقط سلول های انتخاب شده را مرتب می کند، که می تواند کل صفحه گسترده را خراب کند.

اگر گزینه بالا برای شما کار می کند، عالی است. اگر اینطور نیست، دو گزینه دارید:

• برای صفحات گسترده با فاصله بین سطرها یا چندین سرصفحه در یک ستون ، سلول‌های ستونی را که می‌خواهید مرتب کنید (در ستون انتخابی)، از جمله تمام ردیف‌های مرتبط، انتخاب کنید و سپس گزینه‌های مرتب‌سازی خود را انتخاب کنید.
  
• برای صفحات گسترده بدون شکاف بین ردیف‌ها ، می‌توانید کل صفحه‌گسترده را انتخاب کنید (مفید است وقتی سرصفحه‌ها گنجانده شوند)، ستونی را برای مرتب‌سازی مشخص کنید، و سپس گزینه‌های مرتب‌سازی خود را انتخاب کنید.
  

هر دو گزینه مرتب‌سازی اکسل در بالا، تمام داده‌های ردیف را همراه با داده‌های ستون مرتب‌سازی شده جابه‌جا می‌کنند تا همه ارتباط‌ها در جای خود حفظ شوند. در اینجا نحوه انجام هر دو آمده است.

چگونه یک بخش از داده ها را بر اساس حروف الفبا در اکسل مرتب کنیم

1. برای مرتب‌سازی یک ستون در یک بخش، تمام ردیف‌ها و ستون‌هایی را که شامل داده‌های ستونی هستند که می‌خواهید مرتب کنید، برجسته کنید. هیچ عنوانی را انتخاب نکنید
2. تب Data را در نوار منو انتخاب کنید  تا نوار مربوطه در زیر آن باز شود.
3.  برای باز کردن منوی گفتگوی مرتب سازی، مرتب سازی را انتخاب کنید . از "AZ" یا "ZA" استفاده نکنید زیرا آنها از گزینه های تنظیم شده فعلی از منوی مرتب سازی استفاده می کنند  ، که می تواند همه چیز را به هم بزند.
4. اگر قبلاً انجام نشده است، تیک کادر My data has headers را بردارید .
5. ستون مرتب سازی خود را از لیست کشویی ستون انتخاب کنید  .
6. مقادیر سلول را از لیست کشویی Sort On انتخاب کنید  .
7. از A به Z یا Z به A  به عنوان روش مرتب سازی از لیست کشویی «Order» کلیک کنید . سلول های دارای حروف و اعداد بر اساس ترتیب چپ به راست مرتب می شوند.
8.  برای ذخیره تنظیمات مرتب‌سازی روی OK کلیک کنید .
9. اکنون اکسل نتایج مرتب شده بر اساس حروف الفبا را نمایش می دهد. ردیف داده های هر ستون نیز با سلول های مرتب شده حرکت می کند.

چگونه یک ستون از داده ها را بر اساس حروف الفبا در اکسل مرتب کنیم

بر خلاف مرتب سازی یک بخش از داده ها، مرتب سازی یک ستون نیاز به انتخاب کل صفحه گسترده دارد. اگر ستون را انتخاب کنید، فقط آن داده حرکت می کند که کل صفحه گسترده را درهم می زند. اگر بیش از یک هدر در یک ستون دارید، باید از فرآیند بالا که بخش‌ها را مرتب می‌کند استفاده کنید. پس از انتخاب کل صفحه، می توانید ستون خود را برای مرتب سازی و سایر گزینه های مرتب سازی را با استفاده از مراحل زیر انتخاب کنید.

1. صفحه گسترده خود را باز کنید و روی دکمه انتخاب همه  در گوشه سمت چپ بالای برگه درست در زیر "جعبه نام" کلیک کنید.
   
2. روی تب Data در نوار منو کلیک کنید  تا نوار گزینه های مربوطه در زیر آن باز شود.
3.  برای باز کردن منوی گفتگوی مرتب سازی، مرتب سازی را انتخاب کنید . روی "AZ" یا "ZA" در نوار کلیک نکنید زیرا آنها بر اساس تنظیمات فعلی موجود در منوی مرتب سازی واکنش نشان می دهند  . این می تواند همه چیز را به هم بزند.
   
4. از آنجایی که همه سرصفحه‌ها انتخاب شده‌اند، کادر گفتگوی My data has headers را  در کادر گفتگوی مرتب‌سازی علامت بزنید . توجه داشته باشید که در هر ستون فقط می توانید یک هدر داشته باشید. در غیر این صورت، باید بر اساس بخش ها با استفاده از فرآیند بالا مرتب کنید.
5. ستون مرتب سازی را از لیست کشویی ستون انتخاب کنید  . باید نام سرصفحه ها را به جای حروف ستون نمایش دهد.
6. از لیست کشویی Sort On گزینه Cell Values ​​را انتخاب کنید  .
   
7. A به Z یا Z به A را به عنوان گزینه مرتب سازی از لیست کشویی Order انتخاب کنید  . سلول‌های دارای اعداد و حروف با استفاده از ترتیب چپ به راست مرتب می‌شوند، بنابراین «IN0119» و «IN0118» به‌عنوان «IN0018» و سپس «IN0019» در هنگام استفاده از گزینه «A تا Z» مرتب می‌شوند.
8. پس از اتمام روی OK کلیک کنید . صفحه گسترده بر اساس ستون انتخابی مرتب شده بر اساس حروف الفبا ظاهر می شود. اگر نتایج را بهم ریخته یا دوست نداشتید، از گزینه Undo استفاده کنید  .

در مورد مرتب سازی داده ها به صورت عددی یا زمانی در اکسل چه باید بدانید

مرتب سازی داده ها به صورت عددی یا زمانی تفاوت چندانی با حروف الفبا ندارد، اما گزینه های مرتب سازی متفاوتی دارید. اکسل داده ها را در سلول ها شناسایی می کند و گزینه های مرتب سازی شما را بر اساس آن معیارها ارائه می دهد. مانند همه گزینه‌های مرتب‌سازی، سلول‌ها و ردیف‌های خالی را در سند اکسل خود حذف کنید ، در غیر این صورت بر نتایج مرتب‌شده تأثیر می‌گذارد.

تاریخ ها آیه های «قدیمی به جدیدترین» و «جدیدترین به قدیمی» را به شما می دهند «الف تا ض» و «ز تا الف». اعداد به شما "کوچکترین به بزرگترین" و "بزرگترین" به کوچکترین را می دهند.

بسته به اینکه آیا باید یک بخش را به صورت عددی/زمانی یا کل ستون مرتب کنید، فرآیندهای زیر را بررسی کنید.

چگونه یک بخش از داده ها را به صورت عددی / زمانی در اکسل مرتب کنیم

مرتب‌سازی بخشی از داده‌ها بر اساس زمانی (یعنی تاریخ) یا عددی (یعنی اعداد) مشابه مرتب‌سازی آنها بر اساس حروف الفبا است، با این تفاوت که گزینه‌های مرتب‌سازی متفاوت هستند.

1. برای مرتب‌سازی یک بخش ستون به صورت عددی/زمانی در یک بخش داده، ردیف‌هایی را انتخاب کنید که شامل داده‌های ستونی است که می‌خواهید مرتب کنید، اما هیچ عنوانی را انتخاب نکنید.
   
2. روی تب Data  که در نوار منو یافت می شود کلیک کنید. این عمل نوار مربوطه از گزینه ها را در زیر آن باز می کند.
3.  برای باز کردن منوی گفتگوی مرتب سازی، مرتب سازی را انتخاب کنید . روی "AZ" یا "ZA" در نوار کلیک نکنید زیرا آنها بر اساس تنظیمات فعلی موجود در منوی مرتب سازی واکنش نشان می دهند  . این می تواند همه چیز را به هم بزند.
   
4. اگر قبلاً انجام نشده است، تیک کادر My data has headers را بردارید  زیرا در مراحل قبلی هیچ عنوانی را انتخاب نکرده اید. این یک راه تمیزتر برای مرتب سازی است.
5. ستون مرتب سازی خود را که در لیست کشویی ستون یافت می شود انتخاب کنید  .
   
6. از لیست کشویی Sort On گزینه Cell Values ​​را انتخاب کنید  .
7. قدیمی‌ترین به جدیدترین یا جدیدترین به قدیمی‌ترین را به‌عنوان گزینه مرتب‌سازی از فهرست کشویی Order انتخاب کنید  .
   
8.  برای ذخیره تنظیمات مرتب سازی روی OK کلیک کنید . ستون بخش را خواهید دید که بر اساس زمانی یا عددی مرتب شده است. همه سطرها باید با سلول های ستون مربوطه ظاهر شوند.

نحوه مرتب سازی چندین ستون در اکسل

گاهی اوقات، ممکن است برای تفسیرپذیرتر کردن داده ها، به چندین معیار مرتب سازی نیاز داشته باشید. با این حال، مرتب‌سازی چندین ستون بسته به طرح صفحه‌گسترده‌تان، می‌تواند داده‌ها را به اشتباه مرتب کند.

مرتب‌سازی چندگانه باید بر اساس یک مرتب‌سازی اولیه و به دنبال آن یک ترتیب مرتب‌سازی دقیق باشد، مانند «تاریخ خرید» و سپس «دسته محصول» و سپس «بخش بخش».

مثال بالا به این معنی است که اکسل ابتدا بر اساس تاریخ های خرید و سپس بر اساس دسته های محصول در هر تاریخ خرید مرتبط مرتب می کند. در این مرحله، همه دسته‌بندی‌های محصولات اقلام خریداری‌شده را می‌بینید که به ترتیب زمانی در زیر هر تاریخ فهرست شده‌اند.

نکته اصلی این است که اکسل بر اساس ترتیبی که ایجاد می‌کنید مرتب می‌کند، بنابراین ابتدا ستون «تاریخ خرید» و سپس ستون «دسته‌های محصول» را در هر تاریخ مرتب می‌کند.

در هر صورت، کپی کردن صفحه گسترده، کار بر روی نسخه تکراری به دلایل مقایسه، و محافظت از داده های اصلی در برابر فساد بهترین است.

1. صفحه گسترده مربوطه را باز کنید و هر سلولی را انتخاب کنید، سپس به نوار منو در بالا بروید و روی زبانه Data کلیک کنید  .
   
2. مرتب سازی را  در نوار منو در بالا انتخاب کنید تا کادر گفتگوی مرتب سازی باز شود.
3. به بخش Column  در کادر گفتگو بروید و روی  منوی کشویی مرتب سازی بر اساس کلیک کنید. ستون مرتب سازی اولیه را انتخاب کنید.
4. منوی کشویی Sort On را انتخاب کرده  و Cell Values ​​را انتخاب کنید.
   
5. روی منوی کشویی Order کلیک کنید  و معیارهای مرتب سازی را که می خواهید استفاده کنید انتخاب کنید.
6. به گوشه سمت چپ بالا بروید و افزودن سطح را انتخاب کنید.  این یک بخش مرتب سازی جدید اضافه می کند.
   
7. در بخش Column، روی کشویی سپس توسط کلیک کنید  و ستون بعدی را که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید. این تابع مرتب‌سازی ثانویه خواهد بود که در اولین مرتب‌سازی می‌شود.
8. روی منوهای کشویی مرتب سازی بر اساس و ترتیب کلیک کنید  و معیارهای دلخواه خود را انتخاب کنید.

به یاد داشته باشید، ستونی که ابتدا انتخاب می کنید به کلید مرتب سازی اولیه تبدیل می شود. مرتب‌سازی دوم درون اولی و سومی درون دومی فیلتر می‌شود. اگر مرتب سازی ستون دوم یا سوم با معیارهایی که در ستون اول تعیین کرده اید تداخل داشته باشد، مرتب نشده باقی می ماند.

چگونه داده ها را به ترتیب سفارشی در اکسل مرتب کنیم

ممکن است بخواهید داده های خود را با استفاده از گزینه ای که به طور پیش فرض در اکسل فهرست نشده است، مرتب کنید، مانند مرتب سازی بر اساس کوچک ، متوسط ، بزرگ و X-Large . مرتب‌سازی بر اساس حروف الفبا آنها را در یک ترتیب نادرست قرار می‌دهد و مرتب‌سازی عددی/زمان‌شناسی قابل اجرا نیست. در این صورت می توانید یک ترتیب مرتب سازی سفارشی ایجاد کنید.

1. صفحه گسترده را با داده هایی که می خواهید مرتب کنید باز کنید.
2. به نوار ابزار در بالا بروید و Data را انتخاب کنید.
   
3.  در نوار منو گزینه Sort را انتخاب کنید .
4. به بخش "ستون" بروید، بر روی منوی کشویی مرتب سازی بر  اساس کلیک کنید و ستون مرتب سازی اصلی خود را انتخاب کنید.
   
5. در منوی کشویی مرتب سازی  ، مقادیر سلول را انتخاب کنید  تا بر اساس محتویات مرتب شوند.
   
6. روی منوی کرکره Order کلیک کنید  ، سپس A به Z یا Z به A را  به عنوان معیار مرتب سازی خود انتخاب کنید.
7. برای افزودن مرتب سازی ثانویه، روی دکمه افزودن سطح کلیک کنید  .
8. مراحل مرتب‌سازی قبلی را دنبال کنید: گزینه‌های مرتب‌سازی بر اساس ، مرتب‌سازی روشن و ترتیب را تنظیم کنید  ، سپس OK را فشار دهید.
   

نحوه مرتب سازی یک ردیف در اکسل

ساختار اصلی اکسل داده ها را در ستون ها سازماندهی می کند. با این حال، گاهی اوقات داده های شما ممکن است یک طرح افقی داشته باشند که در آن هر ردیف دارای ویژگی متفاوتی از مجموعه داده است. در این حالت، روش منطقی سازماندهی داده ها با مرتب سازی ردیف ها است.

در اینجا نحوه انجام آن آمده است:

1. با باز کردن داده‌هایی که می‌خواهید در صفحه‌گسترده اکسل خود مرتب کنید، مکان‌نما را در اولین سلول ردیفی که می‌خواهید مرتب کنید فشار دهید و آن را بکشید تا تمام سلول‌های دارای داده انتخاب شوند. 
   
2. به نوار ناوبری در بالا بروید و روی گزینه Data ضربه بزنید  . 
   
3. روی گزینه Sort ضربه بزنید  تا کادر گفتگو با گزینه های مرتب سازی باز شود. 
4. Options را در سمت راست بالای کادر گفتگو  انتخاب کنید .
5. در کادر بازشو گزینه های مرتب سازی، مرتب سازی از چپ به راست را انتخاب کرده  و OK را بزنید .
   
6. به قسمت مرتب سازی بر اساس بروید  و منوی کشویی را بزنید. 
7. ردیف 1 یا ردیف 2 یا هر ردیفی را که می خواهید مرتب کنید انتخاب کنید و روی دکمه OK ضربه بزنید  . این به طور خودکار داده ها را مرتب می کند.
   

صفحه گسترده خود را مرتب کنید

داده های مرتب نشده هرگز معنی ندارد. بدتر از آن، سازماندهی دستی آن می تواند زمان بر باشد و منجر به خطاهای انسانی شود. با اکسل، می‌توانید داده‌ها را در هر قالبی که می‌خواهید مرتب کنید و معیارهای سفارشی ایجاد کنید. 

در مرحله بعد، ممکن است بخواهید در مورد نحوه استفاده از VLOOKUP در اکسل برای یافتن داده های مورد نیاز خود نیز بیاموزید.