نحوه حذف تمام اسناد در Google Docs

حذف فایل‌ها در Google Docs نباید یک کار طاقت فرسا باشد. ما اغلب درگیر فایل‌ها، عکس‌ها، موسیقی و سال‌ها داده‌هایی هستیم که دیگر به آن‌ها نیاز نداریم. اگر Google Docs شما کمی پر شده و یافتن اسناد را دشوار می کند، راه هایی برای سازماندهی و حذف محتوای ناخواسته وجود دارد.

گاهی اوقات ممکن است متوجه شوید که به لیست کاملی از فایل هایی خیره شده اید که یا نمی خواهید، نیازی ندارید یا فضای کافی برای آنها ندارید.

شخصاً، این غیرمعمول نیست که فهرست من از Google Docs انبوهی از فایل‌های بی‌نام، موارد تکراری و اسناد مشترک را نشان دهد که دیگر روی آنها کار نمی‌شود. Google ذخیره و اشتراک‌گذاری فایل‌ها را به‌طور باورنکردنی آسان می‌کند که پس از مدتی همه آن Docs Google Drive شما را به هم می‌ریزد، شما را بهم می‌ریزد، بهره‌وری شما را افزایش می‌دهد و سطح استرس شما را افزایش می‌دهد.

پس چگونه می‌توانید تمام این فایل‌های ناخواسته را حذف کنید؟ آیا فایل‌هایی وجود دارند که ارزش نگهداری داشته باشند و از بین آن‌هایی که انتخاب کرده‌اید حذف کنید، آیا واقعاً از بین رفته‌اند؟

متوجه خواهید شد که Google Drive در این فرآیند برای شما مفید خواهد بود، بنابراین یادگیری استفاده از Google Drive به خوبی برای شما مفید خواهد بود.

چگونه فایل ها را از Google Docs حذف کنیم

عنوان ممکن است «چندین» باشد، اما من قصد دارم رویکرد مورد استفاده برای حذف فایل‌های فردی را نیز پوشش دهم. برای حذف یک فایل از لیست پف کرده Google Docs:

1. هنگامی که در Google Docs هستید، فایلی را که می‌خواهید حذف کنید انتخاب کنید و روی نماد منو (که با سه نقطه عمودی نشان داده شده است) برای آن فایل کلیک چپ کنید.
   
2. از گزینه های ارائه شده در پنجره پاپ آپ، Remove را انتخاب کنید تا از لیست شما حذف شود.
   
3. یک کادر محاوره ای در پایین صفحه ظاهر می شود که نشان می دهد فایل به سطل زباله منتقل شده است. در سمت راست کادر محاوره ای گزینه UNDO قرار دارد . اگر به طور تصادفی فایلی را حذف کردید، روی UNDO کلیک کنید .
   

نحوه حذف چندین سند

Google Docs برای سازماندهی اسناد شما نیست، شما نمی توانید چندین فایل را همزمان حذف کنید. در عوض، باید به Google Drive بروید. خوشبختانه، می توانید چندین سند Google را از Google Drive حذف کنید.

لیست فایل های بسته شده را بالا بکشید.

روی فایلی که می خواهید حذف کنید کلیک چپ کنید. اگر این تنها فایلی است که می‌خواهید حذف کنید، می‌توانید روی نماد سطل زباله در بالا سمت چپ کلیک کنید یا روی فایل کلیک راست کرده و حذف را از منو انتخاب کنید.

برای حذف چندین فایل، پس از کلیک چپ بر روی فایل اول، کلید CTRL را نگه دارید و روی هر یک از فایل های باقی مانده که می خواهید حذف کنید کلیک چپ کنید.

این کار را تا انتخاب تمامی فایل ها ادامه دهید. اگر فایل‌هایی که می‌خواهید حذف کنید به صورت متوالی قرار دارند، می‌توانید پس از انتخاب اولین فایل، کلید Shift را نگه دارید و سپس روی آخرین فایل در زنجیره‌ای که می‌خواهید حذف کنید کلیک کنید.

پس از انتخاب همه فایل ها، روی یکی از آنها کلیک راست کرده و از منو گزینه Remove را انتخاب کنید یا روی نماد Trashcan در سمت راست بالای پنجره کلیک کنید.

همه فایل‌هایی که انتخاب شدند اکنون به سطل زباله منتقل می‌شوند .

بایگانی/پنهان کردن اسناد Google به اشتراک گذاشته شده قدیمی و گالری الگو

اگر به دنبال یک پاکسازی سریع در Google Docs خود هستید، یک راه ساده برای پنهان کردن اسنادی که با شما به اشتراک گذاشته شده است وجود دارد. اغلب، متوجه می‌شویم که Google Drive ما به قدری با فایل‌های اشتراک‌گذاری شده در هم ریخته است که حذف همه آن‌ها می‌تواند ترسناک باشد.

یک گزینه با یک کلیک وجود دارد تا ظاهر Google Docs خود را پاک کنید و در عین حال آنها را برای مراجعات بعدی ذخیره کنید.

برای مخفی کردن اسنادی که مالک آنها نیستید، این کار را انجام دهید:

برای باز کردن آن کلیک کنید و "در اختیار من نیست" را انتخاب کنید. Google Docs شما اکنون فقط آن دسته از اسنادی را که با شما به اشتراک گذاشته شده اند نمایش می دهد.

همچنین می‌توانید از این عملکرد برای فیلتر کردن فایل‌هایی که متعلق به شما نیستند استفاده کنید و حذف اسنادی را که دیگر به آن‌ها نیاز ندارید، ساده‌تر کنید.

همچنین، اگر از دست دادن لیست الگوها از نظر بصری جذاب‌تر می‌شود، می‌توانید این کار را با باز کردن منو (که با سه نقطه عمودی نشان داده شده است) واقع در سمت راست کلمات «گالری الگو» و انتخاب پنهان کردن الگوها انجام دهید .

تاریخچه ویرایش خود را حذف کنید

یکی از ویژگی های Google Drive این است که ویرایش های اسناد شما به طور خودکار بدون نیاز به انجام کاری ذخیره می شوند. برای مشاهده لیست ویرایش ها، می توانید CTRL+ALT+SHIFT+H را همزمان فشار دهید. اگرچه اگر زمانی قصد دارید به نسخه قبلی یک سند برگردید یا فقط بخواهید تغییرات ایجاد شده را مرور کنید، این ویژگی فوق العاده مفید است، ممکن است نخواهید دیگر چشمان کنجکاو آن را ببینند.

به طور پیش‌فرض، پس از 30 روز، تمام تاریخچه ویرایش به طور خودکار حذف می‌شود. با این حال، ممکن است این انتظار برای برخی بسیار طولانی باشد. تنها گزینه باقی مانده این است که گوگل درایو را مجبور کنید تا بلافاصله تاریخچه ویرایش را به طور کامل حذف کنید و برای انجام این کار باید یک کپی از آن سند تهیه کنید.

کاری که شما باید انجام دهید این است:

1. وارد Google Drive شوید و روی سند دارای سابقه ویرایشی که می‌خواهید حذف شود کلیک راست کنید.
   
2. از منوی پاپ آپ "ایجاد کپی" را انتخاب کنید .
   
3. پس از ایجاد یک کپی، گزینه Remove the اخیراً کپی شده (نه کپی) را انتخاب کنید یا سند را انتخاب کنید و روی نماد Trashcan در بالا سمت راست کلیک کنید. این نه تنها سند را حذف می کند، بلکه تاریخچه بازبینی آن را نیز حذف می کند.
   
4. در مرحله بعد، روی کپی سندی که به تازگی حذف کرده اید کلیک راست کرده و از منوی پاپ آپ Rename را انتخاب کنید. سند خود را به عنوان اصلی تغییر نام دهید یا یک عنوان جدید به آن بدهید، سپس روی OK کلیک کنید .
   
5. برای تأیید، سند را باز کرده و روی «File» کلیک کنید. "مشاهده تاریخچه نسخه" را از منو انتخاب کنید و ببینید که دیگر سابقه ویرایشی برای سند وجود ندارد.
   

سطل زباله را خالی کنید (حذف دائم)

تاکنون فقط فایل‌ها و اسناد را از دید حذف کرده‌اید. برای حذف دائمی یک فایل یا فایل‌ها، باید کمی غواصی در سطل زباله انجام دهید. هنگامی که یک فایل برای همیشه حذف شد، هرکسی که فایل را با او به اشتراک گذاشته اید، دسترسی به آن را از دست خواهد داد.

به Google Drive برگردید و از نماد منو روی «سطل زباله» ضربه بزنید. روی فایلی که می‌خواهید حذف شود کلیک راست کرده و روی «حذف برای همیشه» ضربه بزنید. در اینجا به گزینه "بازیابی" نیز توجه داشته باشید. اگر به‌طور تصادفی موردی را حذف کردید، می‌توانید آن را از پوشه سطل زباله در Google Drive بازیابی کنید.

انتقال مالکیت فایل

اگر فایل مشترکی دارید (که شما مالک آن هستید) که برای کسانی که با آنها به اشتراک گذاشته شده اهمیت دارد، می توانید با چند مرحله آسان مالکیت را به آنها منتقل کنید.

هر کس دیگری که پوشه یا فایلی را با او به اشتراک گذاشته اید، در صورتی که مایل به صرف نظر از آن هستید، می تواند ادعای مالکیت کند. برای واگذاری مالکیت انحصاری یک فایل به یک طرف مشترک:

1. به Google Drive بروید و پوشه انتقال مالکیت را انتخاب کنید. اگر می‌خواهید چندین پوشه را انتخاب کنید، هنگام انتخاب هر کدام، کلید CTRL را نگه دارید یا اگر فایل‌ها به طور متوالی تراز شدند، Shift را نگه دارید .
   
2. روی نماد اشتراک‌گذاری در بالا سمت راست کلیک کنید (که با تصویر یک شخص با "+" نشان داده شده است)
   
3. پنجره "اشتراک گذاری با افراد و گروه ها" باز می شود. نام شخصی را که می خواهید مالکیت آن را بدهید انتخاب کنید.
   
4. در سمت راست نام مالک آینده، روی نماد با فلش رو به پایین کلیک کنید و آن را به "Make مالک" تغییر دهید.
   
5. یک کادر پاپ آپ برای تایید تغییرات انجام شده ظاهر می شود، برای تایید "بله" را انتخاب کنید.
   
6. برای اعمال انتقال روی Done کلیک کنید .
   

حتی پس از انتقال مالکیت همچنان می‌توانید پوشه را ویرایش کنید. مالک جدید می تواند تصمیم بگیرد که آیا دسترسی را لغو کند یا خیر. اکنون می‌توانید پوشه را از فهرست Google Drive خود حذف کنید و در عین حال آن را سالم و سالم نزد مالک جدید بگذارید.

File Shredder (همه فایل ها حذف شده اند)

برای پاک کردن همه فایل ها برای همیشه:

1. وقتی در Google Drive هستید، در منوی سمت چپ، حذف‌شده‌ها را انتخاب کنید .
   
2. بررسی کنید تا مطمئن شوید همه فایل‌های موجود در فهرست همان فایل‌هایی هستند که می‌خواهید به طور کامل حذف شوند.
   
3. در قسمت بالای لیست فایل، روی خالی کردن سطل زباله کلیک کنید تا همه موارد موجود در لیست برای همیشه حذف شوند.