نحوه تنظیم یادآورها در Google Sheets

Google Sheets یک نرم افزار قدرتمند است که به شما امکان می دهد داده ها را در قالب صفحه گسترده سازماندهی کنید. همچنین می توانید از آن برای تنظیم وظایف برای خود یا گروهی از افراد استفاده کنید. با چنین عملکردی، نوعی یادآوری بسیار مفید خواهد بود.

با استفاده از این راهنما، نحوه گنجاندن یادآورها در Google Sheets و همچنین برخی نکات اضافی که ممکن است برایتان مفید باشد، یاد خواهید گرفت.

راه اندازی یادآوری ها

این گزینه بخشی از نرم افزار پیش فرض نیست، اما دریافت آن آسان و رایگان است. برای دریافت افزونه:

1. به بازار G Suite بروید و Add Reminders را جستجو کنید. 
   
2. اکنون دکمه Install را فشار دهید .
   

افزودن یادآوری صفحه‌گسترده را ارزیابی می‌کند و برای هر ردیف یک یادآور برای شما ارسال می‌کند. فقط باید تاریخ را تنظیم کنید و افزونه به طور خودکار یادآورها را تنظیم می کند. برای تنظیم یادآورها:

1. یک سند جدید در Google Sheets باز کنید.
   
2. در منوی اصلی روی Add-ons کلیک کنید.
   
3. روی Add Reminders کلیک کنید .
   
4. به تنظیم/ویرایش یادآورها بروید .
   
5. وظایف، تاریخ ها و آدرس های ایمیل را در هر ستون بنویسید. افزونه به طور خودکار یک صفحه گسترده خالی را پر می کند، بنابراین می توانید اطلاعات را خودتان جایگزین کنید.
   
6. روی دکمه Add a New Reminder کلیک کنید .
   

اکنون می توانید یکی از این گزینه ها را انتخاب کنید.

ستون مهلت

این فقط ستون هایی با تاریخ معتبر نشان می دهد، بنابراین مطمئن شوید که همه چیز را به درستی نوشته اید. اگر چیزی را از ردیف اول تغییر دهید، باید افزونه را دوباره راه اندازی کنید.

می توانید روی سلول کلیک کنید و یک تقویم ظاهر می شود.

ارسال یادآوری ها

این به شما امکان می دهد قبل یا بعد از تاریخ تعیین شده یک یادآوری ارسال کنید. فقط گزینه ای را انتخاب کنید که برای شما مناسب است.

گزینه های گیرنده

با این گزینه می توانید گیرندگان را انتخاب کنید.

1. Notify Me – اگر این گزینه را انتخاب کنید، ایمیل خود را به نوار TO اضافه خواهید کرد. این یک ایمیل برگشتی برای شما ارسال می کند که تأیید می کند ایمیل ارسال شده است.
2. Notify People In – این گزینه را انتخاب کنید، سپس می توانید ستونی را با ایمیل هایی که ایمیل به آنها ارسال می شود انتخاب کنید. ردیف اول شامل نخواهد شد.
3. CC People In – این کار افراد را در CC ایمیل وارد می کند. مانند گزینه قبلی، ستون را با ایمیل ها انتخاب کنید.

سفارشی سازی ایمیل

با زدن این گزینه پنجره جدیدی باز می شود.

موضوع - به شما امکان می دهد موضوع یادآوری ایمیل خود را بنویسید.

افزودن پیوند صفحه گسترده - این گزینه شامل پیوند صفحه در ایمیل می شود.

متن ایمیل – این گزینه متن را به قسمت اصلی ایمیل اضافه می کند.

پس از انتخاب گزینه های مورد نظر، روی دکمه Done کلیک کنید. یک نوار کناری ظاهر می شود، دوباره روی Done کلیک کنید.

اکنون می توانید صفحه گسترده را ببندید. این افزونه هر ساعت بررسی می‌کند و ایمیل‌ها را در زمان درست ارسال می‌کند.

سایر نکات Google Sheet

ترفندهای زیادی وجود دارد که می تواند تجربه Google Sheets شما را روان تر و لذت بخش تر کند. در اینجا برخی از مفیدترین آنها آورده شده است.

ارسال ایمیل با نظر دادن

وقتی نظری به کاربرگ‌نگار Google اضافه می‌کنید، می‌توانید برای شخصی ایمیل ارسال کنید. این یک راه عالی برای اطلاع دادن به مردم است که چیز جدیدی به صفحه گسترده اضافه شده است.

می توانید ایمیل را با تایپ @ و سپس ایمیل گیرنده ارسال کنید. وقتی نظر را تایپ کنید ایمیل ارسال می شود.

اعمال فیلترها

می توانید از فیلترها برای عبور از گروهی از سلول ها با یک ویژگی مشترک استفاده کنید. این به شما این امکان را می دهد که به سرعت اطلاعات را پیدا کنید، حتی اگر مجموعه ای از داده ها در برگه ذخیره شده باشد.

1. روی دکمه Filter کلیک کنید .
   
2. اکنون روی دکمه Filter ردیف اصلی در صفحه گسترده کلیک کنید تا مقادیری را که می خواهید ببینید انتخاب کنید.
   
3. شما همچنین می توانید فیلترها را ذخیره کنید. فقط با انتخاب دکمه فیلتر ، Create New Filter View را فشار دهید .
   

بلوک سلول ها

اگر گروه زیادی از افراد دارید که روی یک صفحه‌گسترده کار می‌کنند، می‌توانید از تغییر برخی اطلاعات جلوگیری کنید. این باعث می شود که اشتباهات کمتر اتفاق بیفتند.

شما می توانید سلول های خاص یا کل ستون ها را مسدود کنید.

1. Range Editing Permissions را انتخاب کنید .
   
2. همچنین می‌توانید آن را تنظیم کنید تا زمانی که شخصی سعی در ویرایش سلول دارد، یک هشدار نمایش داده شود. گزینه ای را انتخاب کنید که متناسب با نیاز شما باشد.
   

Google Sheets فراموش نمی کند

Google Sheets یک نرم افزار بسیار پیچیده است و گزینه های زیادی وجود دارد که به شما کمک می کند سریع تر و کارآمدتر کار کنید. برای مثال یادآوری‌ها می‌توانند یک نجات واقعی زندگی باشند.

آیا تا به حال از ویژگی یادآوری در Google Sheets استفاده کرده اید؟ مفید بود؟ در نظرات به ما بگویید!