نحوه برنامه ریزی یک جلسه در تیم های مایکروسافت

شما می توانید کارهای زیادی برای بهبود کارایی تیم خود انجام دهید و استفاده از مرکز همکاری مانند تیم های مایکروسافت یکی از آنهاست. این یک ابزار ارتباطی عالی است که می توانید از آن برای چت کردن، به اشتراک گذاری فایل ها و برگزاری جلسات صوتی و تصویری با تیم خود استفاده کنید.

اگر به تازگی با Teams شروع کرده اید، ممکن است مطمئن نباشید که چگونه یک جلسه را برنامه ریزی کنید. روش‌های مختلفی برای انجام این کار وجود دارد و گزینه‌های شما به نسخه تیم‌های مایکروسافت که استفاده می‌کنید بستگی دارد. در این مقاله، تمام جزئیاتی را که باید بدانید را به شما ارائه می دهیم.

برنامه ریزی یک جلسه در تیم های مایکروسافت

حساب Microsoft Teams شما به تمام محصولات Microsoft 365 Group مانند SharePoint، Outlook، Yammer و غیره متصل است. و تقویمی که در Teams استفاده می‌کنید مستقیماً به تقویم Microsoft Exchange متصل است.

Outlook از تقویم Exchange نیز استفاده می کند. این بدان معناست که هنگامی که یک جلسه را از طریق Outlook برنامه ریزی می کنید، به طور خودکار در Teams ظاهر می شود و برعکس. در اینجا نحوه برنامه ریزی یک جلسه در تیم های مایکروسافت آمده است:

1. در چت تیم‌ها، روی نماد زمان‌بندی جلسه (زیر کادر پیام جدید) کلیک کنید.
2. سپس، Calendar را که در پانل سمت چپ است، انتخاب کنید و سپس روی جلسه جدید کلیک کنید .
3. یک پنجره پاپ آپ ظاهر می شود. می توانید زمان و تاریخ جلسه را انتخاب کنید.
4. پس از اتمام زمان‌بندی، روی ذخیره کلیک کنید . پس از آن، پنجره پاپ آپ بسته می شود و می توانید دعوت نامه های جلسه را با استفاده از Outlook ارسال کنید.

دستیار برنامه ریزی

در پنجره بازشو، می‌توانید از عملکرد دستیار زمان‌بندی نیز استفاده کنید . این ویژگی به شما کمک می کند تا زمان مناسب را برای همه اعضای تیم خود از جمله شما پیدا کنید.

وقتی این گزینه را انتخاب می‌کنید، می‌توانید ببینید که شرکت‌کنندگان جلسه چه زمانی آزاد هستند و چه زمانی مشغول هستند. آبی تیره نشان دهنده زمان در دسترس نیست. اسلات‌های آبی روشن زمان‌های موجود و زمان‌های خاکستری ساعت‌های غیر کاری شرکت‌کننده است.

دعوت از افراد خارج از تیم

یکی از مزایای تیم های مایکروسافت این است که می توانید افراد خارج از سازمان خود را برای پیوستن به جلسه دعوت کنید.

آنها حتی نیازی به داشتن مجوز تیم های مایکروسافت ندارند. تنها چیزی که نیاز دارید نام و آدرس ایمیل آنها است و می توانید دعوت نامه را ارسال کنید. در اینجا چیزی است که شما باید انجام دهید:

1. در فرم پاپ آپ New Meeting گزینه افزودن شرکت کنندگان مورد نیاز را باز کنید .
2. روی گزینه Optional کلیک کنید .
3. آدرس ایمیل شخص را وارد کنید.
4. روی دعوت کلیک کنید ، یک دعوت نامه ایمیل به زودی در صندوق ورودی آنها قرار می گیرد.

همچنین می‌توانید جلسه‌ای را که در کانال تیم‌های خاص برگزار می‌شود، برنامه‌ریزی کنید. در فرم جلسه جدید ، افزودن کانال را انتخاب کنید . وقتی آن را راه اندازی کردید و دعوت نامه ها را ارسال کردید، نمی توانید کانال را تغییر دهید.

اگر نیاز به ایجاد تغییر دارید، باید دعوت نامه های جدیدی ایجاد کنید. همچنین، اگر قرار است جلسه ای در یک کانال برگزار شود، همه افرادی که عضو آن تیم هستند می توانند به جلسه بپیوندند، حتی اگر دعوت نامه را دریافت نکرده باشند.

مایکروسافت تیمز نسخه رایگان

در صورتی که از نسخه رایگان Teams استفاده می کنید، ممکن است تعجب کنید که گزینه زمان بندی در برنامه شما کجاست. خب، متأسفانه، در نسخه رایگان تیم های مایکروسافت، نمی توانید یک جلسه را برنامه ریزی کنید.

اما به این معنی نیست که اصلا نمی توانید جلسه ای داشته باشید. این برنامه دارای گزینه Meet Now برای زمانی است که باید سریع تیم را جمع کنید.

تنها کاری که باید انجام دهید این است که اکنون روی نماد دوربین در کنار Meet کلیک کنید و سپس نام تمام افرادی که در جلسه شرکت خواهند کرد را انتخاب کنید. این ویژگی برای حساب های Teams مبتنی بر اشتراک نیز در دسترس است.

اطلاعات بیشتر درباره جلسات تیم مایکروسافت

شما می توانید تا 250 نفر را در یک جلسه تیم داشته باشید. با این حال، نمی‌توانید همه شرکت‌کنندگان را همزمان ببینید. قبل از به‌روزرسانی‌های اخیر، فقط می‌توانستید تا چهار شرکت‌کننده فعال را در یک تماس ببینید. اکنون می توانید نه شرکت کننده را به طور همزمان روی صفحه داشته باشید. اما به‌روزرسانی جدید نوآوری‌های هیجان‌انگیز دیگری را به همراه داشت.

شرکت کنندگان در جلسه تیم های مایکروسافت اکنون کیفیت صوتی بهتر و پس زمینه های سفارشی برای جلسات دارند. همچنین در صورت نیاز به تمرکز بیشتر روی یک شرکت‌کننده خاص، می‌توانید یک ویدیو را پین کنید. سایر ویژگی‌های مرتبط با جلسه شامل لابی مجازی، اشتراک‌گذاری صفحه و عیب‌یابی تعاملی است.

تیم(های) خود را نزدیکتر کنید

راه های زیادی وجود دارد که می توانید با استفاده از تیم های مایکروسافت، محل کار خود را کارآمدتر کنید. این بیشتر یک برنامه مبتنی بر چت و به اشتراک گذاری فایل است. اما زمانی که نیاز به یک کنفرانس ویدئویی با تیم خود دارید، این ابزار فوق العاده ای است.

برنامه ریزی یک جلسه با یک دستیار برنامه ریزی، تدارکات یافتن زمان مناسب را بسیار راحت تر می کند. و اگر فردی عضوی از سازمان یا تیم شما نباشد، همچنان می تواند به آن ملحق شود. فقط از طریق ایمیل برای آنها دعوت نامه ارسال کنید.

آیا تا به حال در جلسه تیم های مایکروسافت شرکت کرده اید؟ یا برنامه ریزی شده؟ در بخش نظرات زیر به ما اطلاع دهید.