نحوه اضافه کردن اعضا به یک گروه در شیرپوینت

SharePoint Online یک پلت فرم مشترک محبوب است که توسط بیش از 200 میلیون کاربر استفاده می شود. هدف آن اساساً مدیریت اسناد دیجیتالی شده است. ویژگی گروه شیرپوینت میانبری را در اختیار مدیران قرار می دهد تا به چندین کاربر سطوح مجوز یکسانی را برای محتوا و سایت ها اعطا کنند. اگر نیاز دارید که بدانید چگونه کاربران را به یک گروه شیرپوینت اضافه کنید، مراحل را در این مقاله بیان کرده ایم.

همچنین در مورد نحوه افزودن اعضای خارجی به یک گروه، نحوه عیب یابی - در صورتی که در افزودن اعضای خارجی با مشکل مواجه شدید صحبت می کنیم. به‌علاوه، نکات مدیریت گروه دیگری برای استفاده از شیرپوینت آنلاین از طریق ویندوز و macOS را پوشش خواهیم داد.

چگونه اعضای گروه را در شیرپوینت اضافه کنیم؟

مراحل زیر به مجوزهای ایجاد گروه و مدیریت نیاز دارند. برای افزودن اعضا به یک گروه با استفاده از ویندوز 10:

1. SharePoint Online را راه اندازی کنید سپس به پروژه یا سایت خود دسترسی پیدا کنید.
   
2. روی "اشتراک گذاری" کلیک کنید.
3. همچنین، اگر گزینه «اعضا» قابل مشاهده است، آن را انتخاب کنید و سپس «افزودن اعضا» را انتخاب کنید.
   
4. نام یا آدرس ایمیل کاربرانی را که می‌خواهید به گروه اضافه کنید در قسمت نوشتاری «نام‌ها، آدرس‌های ایمیل یا همه افراد» را وارد کنید تایپ کنید.
   
5. نام ها در کادر تأیید زیر ظاهر می شوند. روی یک کاربر کلیک کنید تا به کادر اضافه شود.
   
6. مراحل 3 و 4 را تکرار کنید تا همه کاربرانی که می خواهید اضافه کنید اضافه شوند.
7. اگر می‌خواهید یادداشتی را با دعوت‌نامه اضافه کنید، «Include a personal message with this invitation» را انتخاب کنید.
8. سپس "اشتراک گذاری" را انتخاب کنید.
   

برای افزودن اعضا به یک گروه با استفاده از macOS:

1. SharePoint Online را راه اندازی کنید سپس به پروژه یا سایت خود دسترسی پیدا کنید.
   
2. روی "اشتراک گذاری" کلیک کنید.
3. همچنین، اگر گزینه «اعضا» قابل مشاهده است، آن را انتخاب کنید و سپس «افزودن اعضا» را انتخاب کنید.
   
4. نام یا آدرس ایمیل کاربرانی را که می‌خواهید به گروه اضافه کنید را در فیلد متنی «نام‌ها، آدرس‌های ایمیل یا همه را وارد کنید» تایپ کنید.
   
5. نام ها در کادر تأیید زیر ظاهر می شوند. روی یک کاربر کلیک کنید تا به کادر اضافه شود.
   
6. مراحل 3 و 4 را تکرار کنید تا همه کاربرانی که می خواهید اضافه کنید اضافه شوند.
7. اگر می‌خواهید یادداشتی را با دعوت‌نامه اضافه کنید، «Include a personal message with this invitation» را انتخاب کنید.
8. سپس "اشتراک گذاری" را انتخاب کنید.
   

چگونه اعضای گروه را در شیرپوینت حذف کنیم؟

برای حذف اعضای گروه از طریق ویندوز 10:

1. SharePoint Online را راه اندازی کنید سپس به پروژه یا سایت خود دسترسی پیدا کنید.
2. «تنظیمات» > «تنظیمات سایت» را انتخاب کنید.
   
3. اگر به جای «تنظیمات سایت» در دسترس است، گزینه «اطلاعات سایت» را انتخاب کنید.
   
4. روی «مشاهده همه تنظیمات سایت» کلیک کنید.
   
5. از «کاربران و مجوزها» در صفحه «تنظیمات سایت»، «افراد و گروه‌ها» را انتخاب کنید.
   
6. از «راه‌اندازی سریع»، روی نام گروهی که می‌خواهید کاربران را از آن حذف کنید، کلیک کنید.
7. چک باکس های کنار اعضایی را که می خواهید حذف کنید علامت بزنید.
   
8. سپس روی «اقدامات» > «حذف کاربران از گروه» ضربه بزنید.
   
9. سپس "OK" برای تایید.
   

برای حذف اعضای گروه از طریق macOS:

1. SharePoint Online را راه اندازی کنید سپس به پروژه یا سایت خود دسترسی پیدا کنید.
2. «تنظیمات» > «تنظیمات سایت» را انتخاب کنید.
   
3. اگر به جای «تنظیمات سایت» در دسترس است، گزینه «اطلاعات سایت» را انتخاب کنید.
   
4. روی «مشاهده همه تنظیمات سایت» کلیک کنید.
   
5. از «کاربران و مجوزها» در صفحه «تنظیمات سایت»، «افراد و گروه‌ها» را انتخاب کنید.
   
6. از «راه‌اندازی سریع»، روی نام گروهی که می‌خواهید کاربران را از آن حذف کنید، کلیک کنید.
7. چک باکس های کنار اعضایی را که می خواهید حذف کنید علامت بزنید.
   
8. سپس روی «اقدامات» > «حذف کاربران از گروه» ضربه بزنید.
   
9. سپس "OK" برای تایید.
   

چگونه مجوزهای گروه را در شیرپوینت تغییر دهیم؟

برای تغییر مجوزهای یک گروه از طریق ویندوز 10:

1. SharePoint Online را راه اندازی کنید سپس به پروژه یا سایت خود دسترسی پیدا کنید.
2. «تنظیمات» > «تنظیمات سایت» را انتخاب کنید.
   
3. اگر «اطلاعات سایت» در دسترس است به جای «تنظیمات سایت» را انتخاب کنید.
   
4. روی «مشاهده همه تنظیمات سایت» کلیک کنید.
   
5. از «کاربران و مجوزها» در صفحه «تنظیمات سایت»، «مجوزهای سایت» را انتخاب کنید.
   
6. کادر انتخاب گروهی را که می خواهید مجوز آن را تغییر دهید علامت بزنید.
   
7. از برگه «مجوزها»، «ویرایش مجوزهای کاربر» را انتخاب کنید.
   
8. چک باکس های لازم برای سطح مجوز جدید را علامت بزنید.
   

برای تغییر مجوزهای یک گروه از طریق macOS:

1. SharePoint Online را راه اندازی کنید سپس به پروژه یا سایت خود دسترسی پیدا کنید.
2. «تنظیمات» > «تنظیمات سایت» را انتخاب کنید.
   
3. اگر «اطلاعات سایت» در دسترس است به جای «تنظیمات سایت» را انتخاب کنید.
   
4. روی «مشاهده همه تنظیمات سایت» کلیک کنید.
   
5. از «کاربران و مجوزها» در صفحه «تنظیمات سایت»، «مجوزهای سایت» را انتخاب کنید.
   
6. کادر انتخاب گروهی را که می خواهید مجوز آن را تغییر دهید علامت بزنید.
   
7. از برگه «مجوزها»، «ویرایش مجوزهای کاربر» را انتخاب کنید.
   
8. چک باکس های لازم برای سطح مجوز جدید را علامت بزنید.
   

سوالات متداول اضافی

چگونه می توانم یک گروه در شیرپوینت ایجاد کنم؟

برای ایجاد یک گروه شیرپوینت از طریق دسکتاپ:

1. SharePoint Online را راه اندازی کنید سپس به پروژه یا سایت خود دسترسی پیدا کنید.

2. «تنظیمات» > «مجوزهای سایت» را انتخاب کنید.

3. «تنظیمات مجوزهای پیشرفته» را انتخاب کنید.

4. "ایجاد گروه" را از زبانه "مجوزها" انتخاب کنید.

5. در قسمت های متنی «نام» و «درباره من»، نام و توضیحات گروه شیرپوینت را وارد کنید.

6. یک مالک واحد از این گروه امنیتی را در قسمت متنی "مالک" ذکر کنید.

7. مشخص کنید چه کسی می تواند جزئیات عضویت گروه را از قسمت "تنظیمات گروه" مشاهده و ویرایش کند.

8. از «درخواست‌های عضویت»، تنظیمات درخواست‌های خروج یا پیوستن به گروه را انتخاب کنید. می توانید آدرس ایمیل درخواست ها را مشخص کنید.

9. یک سطح مجوز را از بخش "Give Group Permissions to this Site" انتخاب کنید.

10. سپس «ایجاد» را انتخاب کنید.

چگونه یک گروه شیرپوینت را حذف کنم؟

1. SharePoint Online را راه اندازی کنید سپس به پروژه یا سایت خود دسترسی پیدا کنید.

2. نماد چرخ‌دنده «تنظیمات» و سپس «تنظیمات سایت» را انتخاب کنید. اگر «تنظیمات سایت» نمایش داده نشد، «اطلاعات سایت» را انتخاب کنید.

3. سپس "View all site settings" را انتخاب کنید. در برخی از صفحات، ممکن است لازم باشد «محتوای سایت» > «تنظیمات سایت» را انتخاب کنید.

4. در بخش «کاربران و مجوزها»، «افراد و گروه‌ها» را انتخاب کنید.

5. اکنون نام گروه شیرپوینت مورد نظر برای حذف را انتخاب کنید.

6. «Settings» > «Group Settings» را انتخاب کنید.

7. به پایین صفحه بروید تا «حذف» را انتخاب کنید.

8. سپس "OK" در پنجره تایید.

چگونه می توانم اعضای خارجی را به یک گروه شیرپوینت اضافه کنم؟

1. SharePoint Online را راه اندازی کنید سپس به پروژه یا سایت خود دسترسی پیدا کنید.

2. روی دکمه "اشتراک گذاری" از گوشه سمت راست بالا کلیک کنید.

3. از پنجره پاپ آپ، از طریق تب پیش فرض «دعوت از افراد»، نام یا آدرس ایمیل کاربرانی را که می خواهید به گروه اضافه کنید تایپ کنید. مطمئن شوید که تیک "ارسال دعوت نامه ایمیل" فعال باشد.

4. برای اطمینان از اینکه اعضای خارجی شما مجوزهای کامل ندارند، دوباره بررسی کنید که کدام گروه و سطوح مجوز داده شده است. به‌طور پیش‌فرض، شیرپوینت گروه «اعضا» را با مجوزهای «مشارکت» تنظیم می‌کند.

5. پس از اتمام، دکمه "اشتراک گذاری" را فشار دهید.

چرا نمی توانم اعضا را به یک گروه در شیرپوینت اضافه کنم؟

اگر هنگام تلاش برای افزودن کاربران خارجی به یک گروه، پیام‌های خطا دریافت می‌کنید یا مجوزهای کاربر طبق انتظار کار نمی‌کند، موارد زیر را امتحان کنید:

سعی کنید کش مرورگر وب خود را پاک کنید

حافظه پنهان مرورگر که داده‌های بدی را ذخیره می‌کند می‌تواند با شیرپوینت آنلاین تضاد داشته باشد و باعث خطا شود. برای پاک کردن کش مرورگر وب کروم:

1. Chrome را راه اندازی کنید و روی نماد منوی سه نقطه و سپس «تنظیمات» کلیک کنید.

2. "Cache" را در نوار جستجو وارد کنید.

3. «پاک کردن داده‌های مرور» را انتخاب کنید.

4. از برگه اصلی، «تصاویر و فایل‌های ذخیره‌شده» و «کوکی‌ها و سایر داده‌های سایت» را فعال کنید.

5. سپس دکمه “Clear data” را انتخاب کنید.

اجازه دسترسی نوع محتوای خارجی به همه/همه کاربران را امتحان کنید

برای اجازه دسترسی انواع محتوای خارجی به همه یا همه کاربران، موارد زیر را انجام دهید:

1. SharePoint Online را راه اندازی کنید و به «مرکز مدیریت SharePoint» بروید.

2. "Secure store" را انتخاب کنید.

3. روی «شناسه برنامه هدف» و سپس «ویرایش» کلیک کنید.

4. از بخش «اعضا»، گروه «همه» را وارد کنید، سپس صفحه را به پایین اسکرول کنید تا روی «OK» کلیک کنید.

5. به «مرکز مدیریت SharePoint» برگردید و روی «bcs» کلیک کنید.

6. از گزینه های "bcs"، "Manage BDC Models and External Content Types" را انتخاب کنید.

· مطمئن شوید که «نما» روی «انواع محتوای خارجی» تنظیم شده است.

7. روی «BDC Model» که برای محتوای خارجی استفاده می‌شود، سپس «Set Metadata Store Permissions» را کلیک کنید.

8. از کادر محاوره‌ای «تنظیم مجوزهای فروشگاه فراداده»، برای مجوزها، «همه» را وارد کنید و سپس «افزودن» را بزنید.

9. روی گروه «همه» از حساب‌های موجود فهرست شده برای «فروشگاه فراداده» کلیک کنید. اطمینان حاصل کنید که گزینه "Execute" فعال است.

10. کادر محاوره ای را به پایین اسکرول کنید تا موارد زیر را فعال کنید:

· "مجوزهای انتشار به همه مدل های BDC"

· "سیستم های خارجی و انواع محتوای خارجی در فروشگاه فراداده BDC"

11. حالا "OK" را بزنید.

اطمینان حاصل کنید که اشتراک گذاری خارجی فعال است

اشتراک‌گذاری خارجی ممکن است در شیرپوینت، سایت و آفیس 365 غیرفعال شده باشد. سعی کنید دوباره آن را فعال کنید تا مشکل برطرف شود:

1. "Microsoft Online Administration Center" را راه اندازی کنید.

2. در زیر "SharePoint Online" روی پیوند "Manage" کلیک کنید.

3. از پنجره سمت چپ "پنجره مرکز مدیریت"، "Manage Site Collections" را انتخاب کنید.

4. "تنظیمات" را از طریق "داشبورد مرکز مدیریت" انتخاب کنید، سپس روی "مدیریت کاربران خارجی" از منو کلیک کنید.

5. برای ذخیره تغییرات روی دکمه “Allow” و سپس “Save” کلیک کنید.

اعطای مجوزهای گروه شیرپوینت به طور همزمان

گروه‌های شیرپوینت روشی سریع و موثر برای دسترسی چند نفر به محتوا و سایت‌ها ارائه می‌دهند. اعضای گروه می توانند داخلی یا خارجی یک سازمان باشند. شیرپوینت آنلاین با مجموعه مایکروسافت آفیس یکپارچه شده است و از سال 2001 یکی از پلتفرم های مشترک مورد علاقه بوده است.

اکنون که نحوه افزودن اعضا به گروه‌های شیرپوینت و برخی نکات اساسی مدیریت گروه را به شما نشان دادیم، می‌خواهیم بدانیم آیا اعضای گروه می‌توانند از مجوزهای خود همانطور که انتظار می‌رفت استفاده کنند؟ آیا مشکلی را تجربه کردید - اگر چنین است، چگونه آنها را حل کردید؟ نظر خود را در مورد SharePoint Online در بخش نظرات زیر به ما بگویید.