دستورالعمل ایجاد فهرست خودکار مطالب در Microsoft word

WebTech360 - فهرست محتویات یک جزء ضروری در اسناد طولانی و راهنماها با صفحات زیاد و بخش های بسیار است. با چنین اسناد طولانی، ایجاد فهرست مطالب به خوانندگان کمک می کند تا زمان جستجوی سرفصل ها را کوتاه کنند و برای خواندن و ویرایش راحت تر باشند. اما اگر تولید خودکار فهرست مطالب را نمی شناسید اما فهرست مطالب را به صورت دستی ایجاد می کنید، نه تنها زمان زیادی را از دست خواهید داد، بلکه نمی توانید به فهرست های مورد نیاز در سند نیز دسترسی داشته باشید. در این مقاله، WebTech360 به شما نشان می دهد که چگونه به راحتی و به سرعت یک فهرست خودکار در Microsoft Word ایجاد کنید.

مرحله 1. تعیین سطح فهرست خودکار مطالب برای ایجاد

برای ایجاد فهرست خودکار مطالب در مایکروسافت ورد، ابتدا باید عناوین بزرگ و کوچک سند خود را شناسایی کنید. به دو روش می توانیم سطح فهرست مطالب را تعیین کنیم.

روش 1. سطح نمایه ها را در متن علامت گذاری کنید

بخشی از محتوایی را که می خواهید فهرست کنید انتخاب کنید (هایلایت کنید). در نوار، برگه References را انتخاب کنید، در گروه Table of Contents ، روی Add Text کلیک کنید ، سپس سطحی را که می خواهید در پاراگراف برجسته شده اعمال کنید انتخاب کنید (سطح 1 بالاترین سطح است، سپس سطح 2 و سطح 3...) .

توجه: به طور معمول Microsoft Word دارای 3 سطح است که می توانید از بین آنها انتخاب کنید، اما اگر در سند یک سلسله مراتب بیش از 3 سطح وجود دارد، می توانید با کلیک بر روی Table of Contents و سپس انتخاب Custom Table تعداد سطوح را افزایش دهید . از محتوا … و مقدار را در کادر نمایش سطوح تغییر دهید . پس از کلیک بر روی OK، فهرست مطالب بلافاصله در محل نشانگر ماوس ایجاد می شود، اما اگر ناقص باشد، می توانید آن را حذف یا به روز کنید.

روش 2: از تگ های عنوان استفاده کنید (من بیشتر از این روش استفاده می کنم)

محتوایی را که می خواهید عنوان ایجاد کنید، برجسته کنید، در تب Home ، عنوان را با سطح مربوطه انتخاب کنید ( عنوان 1 بزرگترین سطح عنوان است، سپس عنوان 2 و عنوان 3 ...). این کار را با تمام نمایه ها تا کوچکترین سطحی که می خواهید در فهرست مطالب ایجاد کنید انجام دهید.

نکته: شما می توانید با کلیک راست بر روی آن سبک عنوان و سپس انتخاب Modify ، فرمت متن (فونت، اندازه، پررنگ، ...) را بازنشانی کنید ... معمولا من ابتدا این عنوان ها را قالب بندی می کنم. برای هر متن از ابتدا

مرحله 2: یک فهرست خودکار از مطالب ایجاد کنید

– مکان نما را در جایی که می خواهید فهرست مطالب نمایش داده شود (معمولاً اولین یا آخرین صفحه سند) قرار دهید.

– برگه References را باز کنید، بر روی Table of Contents کلیک کنید و سپس فرم نمایش فهرست مطالب را انتخاب کنید (الگویی برای انتخاب شما در دسترس است) . پس از انجام این کار فهرست مطالب ظاهر می شود.

- همچنین می توانید چند سفارشی سازی را برای نمایش فهرست مطالب تغییر دهید. روی Table of Contents à Custom Table of Contents کلیک کنید... در برگه فهرست مطالب ، تنظیمات زیر را سفارشی کنید:

• نمایش شماره صفحه: شماره صفحه مربوط به نام عنوان را نمایش می دهد.
• Right align page numbers: شماره صفحات را در حاشیه سمت راست نمایش می دهد (اگر علامت را بردارید، شماره صفحه درست بعد از نام فهرست قرار می گیرد).
• رهبر برگه: شکل تراز، مقایسه بین نام عنوان و شماره صفحه (از یک سری نقطه، خط تیره یا خالی استفاده کنید) .

بنابراین شما به سرعت یک فهرست خودکار از مطالب ایجاد کرده اید، اکنون نتایج خود را تحسین کنید.

ساده است درست است؟ پس از ایجاد فهرست مطالب، تمام تنظیمات سند را می توان به طور خودکار به روز کرد. می توانید روی دکمه به روز رسانی جدول کلیک کنید.. که در بالای فهرست مطالب ظاهر می شود یا به روز رسانی جدول در مراجع روبان .

در هر صورت، یک اعلان با دو گزینه دریافت خواهید کرد:

• فقط شماره‌های صفحه را به‌روزرسانی کنید (فقط شماره‌های صفحه را به‌روزرسانی کنید)
• به روز رسانی کل جدول (به روز رسانی کل فهرست مطالب)

موارد بالا دستورالعمل‌های سریعی هستند که به شما کمک می‌کنند تا به راحتی و سریع یک فهرست خودکار از مطالب در Microsoft Word ایجاد کنید. امیدوارم به شما کمک کند کارایی را در کار خود بهبود بخشد.

مرجع: دستورالعمل چاپ دورو در مایکروسافت ورد