چگونه ببینیم چه کسی Google Doc شما را مشاهده کرده است

Google Docs ابزاری عالی برای همکاری است زیرا به چندین نفر اجازه می‌دهد تا به طور همزمان یک سند واحد را ویرایش کرده و روی آن کار کنند بدون اینکه ردیابی تغییرات ایجاد شده توسط اعضای مختلف تیم را از دست بدهند. از این گذشته، اگر شما یا سازمانتان از Google Docs استفاده می‌کنید، دانستن اینکه چه کسی چه سندی را مشاهده کرده و چه زمانی می‌تواند مفید باشد. از حصول اطمینان از اینکه همه یک پیش‌نویس را می‌خوانند، شرایط و ضوابط را مشاهده می‌کنند، آخرین ارسال شما، خط‌مشی‌ها و رویه‌ها، یا برخی از اسناد مهم دیگر، قادر به دیدن اینکه چه کسی چه کاری و چه زمانی انجام داده ضروری است.

توجه: داشبورد فعالیت Google فقط برای حساب‌های Google Workspace یا افرادی که به فایلی در حساب دسترسی دارند در دسترس است. این گزینه برای حساب های شخصی نیست.

تا همین اواخر، نمی توانستید ببینید چه کسی Google Docs شما را مشاهده کرده است. می‌توانستید ببینید چه کسی آن را ویرایش کرده است، اما نه چه کسی آن را خوانده است. اگر آنها را ذخیره، ویرایش یا نظری ندادند، نمی دانستید که آیا یک شخص خاص آخرین نسخه یک سند را خوانده است یا خیر. همچنین، از آنجایی که می‌توانید Google Docs را با مجوزهای فقط خواندنی به اشتراک بگذارید، می‌توانید سند را با برخی از افراد به اشتراک بگذارید تا آن‌ها آن را بررسی کنند اما هیچ تغییری ایجاد نکنند.

نسخه‌های فعلی Google Docs به شما امکان می‌دهند تنظیماتی را انجام دهید تا ببینید چه کسی Google Docs شما را مشاهده کرده است. بیایید نگاهی بیندازیم که چگونه می توانید این کار را خودتان انجام دهید.

مانیتور فعالیت G Suite

G Suite معمولاً توسط سازمان‌هایی استفاده می‌شود که همکاری در آنها ضروری است. اگر از G Suite برای همکاری منظم با دیگران استفاده می‌کنید، می‌توانید از Activity Monitor برای مشاهده سابقه مشاهده هر فایل Google Docs استفاده کنید.

برای انجام این کار مراحل زیر را دنبال کنید:

1. یک فایل Google Sheet را باز کنید
   
2. روی نماد پیکان روند رو به بالا در قسمت بالا سمت راست کلیک کنید یا به منوی کشویی Tools بروید.
   
3. داشبورد Activity را باز کنید .
   
4. روی تب All Viewers برای سازمان خود کلیک کنید.
   

این فرآیند شما را قادر می سازد تا تمام نماهای موجود در سند، از جمله تاریخ و زمان آخرین مورد توسط هر یک از اعضای تیم را ردیابی کنید.

اگر گزینه Activity Monitor را در Google Doc خود نمی‌بینید، احتمالاً به جای نسخه G Suite، به Google Docs شخصی وارد شده‌اید.

روند بینندگان و نظرات

علاوه بر دیدن افرادی که Google Docs شما را مشاهده کرده‌اند، Activity Monitor همچنین به شما امکان می‌دهد تا روندهای مربوط به زمانی که افراد سند شما را مشاهده کرده‌اند یا درباره آن نظر داده‌اند، مشاهده کنید.

روند بیننده: این نمودار میله ای از تعداد بینندگان منحصر به فرد در یک زمان مشخص را نشان می دهد که از هفت روز تا همیشه متغیر است.

روند نظر: این نمودار میله ای از روند نظرات را از هفت روز تا همیشه به شما نشان می دهد.

تاریخچه مشاهده را در Google Docs خاموش کنید

اگر به هر دلیلی می‌خواهید سابقه مشاهده یک سند را خاموش کنید، می‌توانید با دنبال کردن این مراحل سریع این کار را نیز انجام دهید:

1. برگه Google را باز کنید .
   
2. روی پیکان روند رو به بالا در سمت راست بالای سند خود کلیک کنید یا از منوی کشویی به Tools بروید.
   
3. داشبورد Activity را باز کنید  .
   
4. تنظیمات حریم خصوصی را انتخاب کنید .
   
5. در زیر تنظیمات سند ، نمایش سابقه مشاهده من برای این سند را غیرفعال کنید.
   

این گزینه در نسخه شخصی یا رایگان Google Docs نیز موجود است. اگر روی سندی کار می‌کنید اما نمی‌خواهید همکارانتان تا زمانی که آماده به اشتراک گذاشتن ویرایش‌های نهایی خود نباشید، می‌توانید سابقه مشاهده خود را خاموش کنید.

1. با باز کردن Google Sheets و کلیک کردن روی تنظیمات شروع کنید .
2. منوی تنظیمات به شما امکان می دهد سابقه مشاهده خود را با تنظیمات داشبورد فعالیت خاموش کنید. پس از اینکه این مورد را در موقعیت خاموش قرار دادید، برای ذخیره تغییرات روی OK کلیک کنید.

چگونه ببینید چه کسی در Google Doc شما تغییراتی ایجاد کرده است

کنترل نسخه ضروری است، در درجه اول اگر در یک صنعت تحت نظارت کار می کنید. کنترل نسخه چیزی است که Google Docs برای مدتی به خوبی انجام داده است. Docs نشان خواهد داد که چه کسی سندی را ویرایش کرده، ذخیره کرده یا به اشتراک گذاشته است. این نه تنها با G Suite بلکه با Google Docs شخصی کار می کند.

اگر به کنترل نسخه علاقه مند هستید یا می خواهید مطمئن شوید که هیچ کس بدون قفل کردن فایل، تغییراتی را که نباید انجام دهد، انجام نداده است، می توانید با دنبال کردن مراحل زیر متوجه شوید:

1. یک برگه Google را که می خواهید ردیابی کنید باز کنید.
   
2. File and Version history را انتخاب کنید .
   
3. مشاهده تاریخچه نسخه را انتخاب کنید .
   
4. یک پنجره باید در سمت راست صفحه نمایش شما ظاهر شود که هر ذخیره و ویرایش سند مورد نظر را نشان می دهد.
   

در آن پنجره، شما همچنین باید این گزینه را داشته باشید که نسخه قبلی سند را قبل از انجام ویرایش ها مشاهده کنید.

این برای کنترل نسخه ضروری است، زیرا شما یک مسیر حسابرسی از تغییرات ایجاد شده، زمان ایجاد و توسط چه کسی دارید. همچنین اگر تغییراتی ایجاد کردید، روی آن خوابیدید، نظر خود را تغییر دادید یا می‌خواهید آنها را به عقب برگردانید، مفید است.

چگونه ببینیم چه کسی Google Doc شما را به اشتراک گذاشته است

همچنین می توانید ببینید چه کسی و چه زمانی Google Doc شما را به اشتراک گذاشته است. علاوه بر این، تنظیمات اشتراک‌گذاری به شما امکان کنترل بهتر دسترسی به اسناد را می‌دهد.

1. به drive.google.com بروید .
   
2. روی My Drive در سمت چپ کلیک کنید.
   
3. روی دکمه i کوچک در گوشه سمت راست بالا کلیک کنید.
   
4. اکنون روی Activity کلیک کنید .
   
5. روی هر فایل یا پوشه به صورت جداگانه کلیک کنید یا همه چیز را با استفاده از نوار اسکرول مرور کنید. این به شما نشان می دهد که چه کسی سند شما را به اشتراک گذاشته است.
   

همچنین می توانید از داخل سند با انتخاب اشتراک گذاری بررسی کنید. نام برخی از افراد در پنجره بازشو ظاهر می شود. اگر فایل را با تعداد بیشتری از کاربران لیست شده به اشتراک گذاشته اید، روی نامی کلیک کنید و لیست همه افراد ظاهر می شود.

افکار نهایی

اگر نتوانید به حساب G Suite دسترسی داشته باشید، توانایی شما برای تعیین اینکه چه کسی اسناد شما را مشاهده، به اشتراک گذاشته و ویرایش کرده است، محدود است. با این حال، هنوز راه هایی برای به دست آوردن برخی اطلاعات اولیه وجود دارد.

با دنبال کردن مراحل ارائه شده در این راهنما، می توانید به سرعت و به راحتی ببینید چه کسی سند Google Docs شما را به هر نحوی مشاهده، ویرایش یا تغییر داده است. آیا سؤال، تجربه یا نکته ای در مورد مشاهده فعالیت در Google Docs خود دارید؟ در بخش زیر نظر بدهید