نحوه تنظیم یک پاسخ خودکار خارج از دفتر در Outlook

پیوندهای دستگاه

• اندروید
• آیفون
• مک
• پنجره ها
• دستگاه گم شده است؟

اگر به طور معمول ایمیل می فرستید و دریافت می کنید اما قصد دارید به زودی به تعطیلات بروید، تنظیم پاسخ های خودکار برای شما نجات بخش خواهد بود. پاسخ‌های خودکار متن‌هایی هستند که توسط ماشین تولید می‌شوند که پس از دریافت ایمیل فعال می‌شوند اما برای پاسخ دادن به آن در دسترس نیستند. به این ترتیب، فرستنده متوجه می شود که شما برای تعطیلات از دفتر خارج شده اید و صندوق ورودی شما را از بمباران ایمیل بعدی نجات می دهد.

اگر به دنبال راهی آسان برای تنظیم پاسخ‌های «خارج از دفتر» در Outlook هستید، این راهنما برای شما مناسب است. مقاله زیر به تنظیم پاسخ‌های «خارج از دفتر» در Outlook در پلتفرم‌های مختلف می‌پردازد.

نحوه راه اندازی خارج از آفیس در Outlook بر روی رایانه شخصی

اگر از نسخه وب Outlook بر روی رایانه شخصی برای ارسال و دریافت ایمیل استفاده می کنید، تنظیم پاسخ "خارج از دفتر" را می توان به سرعت در چند مرحله انجام داد. تنها کاری که باید انجام دهید این است:

1. در مرورگر خود وارد حساب Outlook خود شوید.
2. روی نماد چرخ دنده در گوشه سمت راست بالا کلیک کنید.
   
3. روی View all Outlook settings کلیک کنید .
   
4. تب Mail را انتخاب کنید .
   
5. گزینه Automatic replies on را روشن کنید .
   
6. پاسخ "خارج از دفتر" خود را در کادر متنی تایپ کنید.
   
7. روی ذخیره کلیک کنید و پنجره بسته خواهد شد.
   

در مرحله 5، در زیر «پاسخ‌های خودکار روشن»، گزینه دیگری به نام « ارسال پاسخ‌ها فقط در یک دوره زمانی» را خواهید دید . اگر می‌خواهید پاسخ‌های «خارج از دفتر» را فقط برای مدت محدودی مانند شروع و پایان تعطیلات خود ارسال کنید، این گزینه ایده‌آل است.

فعال کردن این گزینه همچنین شما را از مرحله اضافی بازگشت به Outlook در زمانی که می خواهید پاسخ های خودکار را خاموش کنید، نجات می دهد.

نحوه راه اندازی خارج از آفیس در Outlook در برنامه آیفون

Outlook یک نسخه موبایل فوق العاده در اپ استور دارد. اگر ایمیل‌های خود را با راحتی آیفون خود مدیریت می‌کنید، تنظیم پاسخ‌های «Out of Office» بسیار ساده است.

در اینجا مراحلی برای شروع آمده است:

1. برنامه Outlook را در آیفون خود اجرا کنید .
2. روی صفحه اصلی کلیک کنید .
   
3. روی نماد تنظیمات کلیک کنید .
   
4. حساب Outlook خود را انتخاب کنید.
   
5. روی گزینه Automatic Replies ضربه بزنید .
   
6. برای فعال کردن پاسخ‌های «خارج از دفتر» روی کلید «پاسخ‌های خودکار» ضربه بزنید .
   
7. پاسخ «خارج از دفتر» را در کادر متنی زیر کلید پاسخ‌های خودکار تایپ کنید .
   

پس از اینکه به دفتر خود برگشتید، کافی است به حساب Outlook خود در برنامه Outlook برگردید و مراحل مشابه را تا مرحله 6 دنبال کنید. بر روی گزینه Automatic Replies ضربه بزنید تا پاسخ های "خارج از دفتر" را خاموش کنید.

نحوه راه اندازی خارج از آفیس در Outlook در اندروید

کار بر روی برنامه Android Outlook یک تجربه عالی است، اما روشن کردن پاسخ‌های «خارج از دفتر» قبل از رفتن به تعطیلات حتی ساده‌تر است. قبل از ترک شهر، پاسخ‌های «خارج از دفتر» خود را با این مراحل فعال کنید:

1. برنامه Outlook را در اندروید خود راه اندازی کنید .
   
2. دکمه Home را در گوشه بالا سمت چپ انتخاب کنید .
   
3. وارد تنظیمات شوید .
   
4. حسابی را برای تنظیم پاسخ‌های «خارج از دفتر» انتخاب کنید.
   
5. روی گزینه Automatic Replies زیر عنوان اکانت ضربه بزنید تا پنجره جدیدی باز شود.
   
6. متن «خارج از دفتر» را که می‌خواهید استفاده کنید را در کادر زیر « پاسخ به همه با» تایپ کنید .
   
7. نماد Check را در گوشه سمت راست بالای پنجره انتخاب کنید .
   

اکنون دیگر نیازی به نگرانی در مورد عدم اطلاع مشتریان خود نخواهید داشت.

سوالات متداول اضافی

چگونه می توانم وقتی دوباره در دفتر هستم آن را خاموش کنم؟

اگر می‌خواهید پاسخ‌های خودکار «خارج از دفتر» را در Outlook خاموش کنید، می‌توانید به راحتی این کار را با دنبال کردن مراحل زیر انجام دهید:

1. در مرورگر خود وارد حساب Outlook خود شوید.

2. روی نماد چرخ دنده در گوشه سمت راست بالا کلیک کنید.

3. روی View all Outlook settings کلیک کنید .

4. تب Mail را انتخاب کنید .

5. پاسخ های خودکار را در حالت خاموش کردن قرار دهید.

آیا Outlook از پاسخ‌های «خارج از دفتر» برای Gmail پشتیبانی می‌کند؟

Outlook از پاسخ های خارج از دفتر برای جیمیل و یاهو پشتیبانی می کند. تنظیم پاسخ‌های خارج از دفتر برای حساب‌های Gmail و Yahoo در Outlook نسبتاً ساده است. حساب های Microsoft Exchange به طور مشابه کار می کنند، تنها با تفاوت های جزئی در راه اندازی پاسخ های خارج از دفتر.

مشتریان خود را در جریان نگه دارید

هر کسی هر از گاهی مستحق استراحت است، اما بهتر است قبل از رفتن از دفتر، پاسخ‌های «خارج از دفتر» را در حساب Outlook خود تنظیم کنید. این می تواند یک نجات دهنده باشد زیرا به مشتریان اجازه می دهد بدانند که شما برای پاسخ فوری در دسترس نیستید. آنها همچنین ممکن است بدانند که اگر شما چنین اطلاعاتی را در پاسخ "خارج از دفتر" خود ارائه دهید، چه زمانی باید منتظر پاسخ باشند، که ارتباط را بسیار آسان تر و زندگی را بسیار ساده تر می کند.

هر چند وقت یک بار در Outlook خود پاسخ های خارج از دفتر را تنظیم می کنید؟ آیا پاسخ های خودکار را به صورت دستی خاموش می کنید؟ در بخش نظرات پایین به ما بگویید.