نحوه ایجاد چک لیست در Google Docs

چک لیست ها روش بسیار مفیدی برای پیگیری موارد، وظایف یا مراحلی هستند که نیاز به تکمیل دارند. آنها یک یادآوری بصری ساده از اینکه آیا تمام کارهایی که باید انجام می شد انجام شده است یا خیر، ارائه می دهند. این را با راحتی Google Docs که در هر زمان قابل دسترسی است (تا زمانی که به اینترنت دسترسی دارید) ترکیب کنید و یک ابزار مدیریت عالی دارید.

در این مقاله، نحوه ایجاد چک لیست در Google Docs را به همراه چند نکته در ساخت یک چک لیست کاربردی به شما نشان خواهیم داد.

نحوه ایجاد یک چک لیست تعاملی در Google Docs

ایجاد چک لیست با استفاده از Google Docs یک فرآیند بسیار ساده است. تا زمانی که از قبل ایده ای از چیزهایی که می خواهید در لیست قرار دهید دارید، مراحل بسیار آسان است. اگر می خواهید با استفاده از Google Docs یک چک لیست تعاملی ایجاد کنید، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. برنامه Google Docs را باز کنید. برای ایجاد یک سند جدید، روی + در تب بالا کلیک کنید.
   
2. در منوی بالا بر روی Format کلیک کنید.
   
3. در منوی کشویی روی Bullets & Numbering قرار دهید.
   
4. نشانگر را روی فهرست گلوله‌ای قرار دهید.
   
5. چندین گزینه ظاهر می شود، روی سمت راست بالای گزینه کلیک کنید. این ویژگی گلوله های چک باکس است.
   
6. متوجه خواهید شد که لیست شما اکنون یک چک باکس واضح در جلو دارد. اکنون می توانید اولین مورد را در لیست خود تایپ کنید.
   
7. با فشار دادن اینتر به طور خودکار یک چک باکس خالی جدید ایجاد می شود. به تکمیل چک لیست خود ادامه دهید.
   
8. پس از اتمام، سند را ذخیره کنید.

اکنون یک چک لیست تعاملی ایجاد کرده اید. می توانید آن را پرینت بگیرید و از آن به عنوان یک چک لیست معمولی استفاده کنید یا می توانید آن را به صورت دیجیتال باز کنید و با انجام کارهای زیر این کادرها را علامت بزنید:

1. کادر خالی موردی را که می‌خواهید تیک بزنید، برجسته کنید.
   
2. اگر از رایانه شخصی استفاده می کنید، روی ماوس خود کلیک راست کنید. در مک، از ctrl + click استفاده کنید.
   
3. یک پنجره بازشو ظاهر می شود. روی علامت چک کلیک کنید. با این کار کادر انتخاب به علامت چک تغییر می کند.
   
4. اگر می‌خواهید بیش از یک کادر را همزمان علامت بزنید، می‌توانید چندین چک باکس را در یک زمان برجسته کنید.
   
5. با فشار دادن ctrl + z این تغییر خنثی می شود.

محدودیت‌های Google Docs Mobile

نسخه تلفن همراه Google Docs برای Android و iOS موجود است . اگرچه این نسخه دارای ویژگی های زیادی است، اما بسیاری از گزینه های قالب بندی نسخه دسکتاپ را ندارد. با این حال، راهی برای دور زدن این موضوع وجود دارد، زیرا Google Docs از طریق مرورگر وب قابل دسترسی است. فقط از مرورگر وب تلفن همراه خود استفاده کنید و Google Docs را از آنجا باز کنید. این گزینه بهتری خواهد بود، به خصوص در هنگام استفاده از تبلت های اندرویدی یا آی پد.

با استفاده از Google Sheets

برنامه دیگری که هنگام ایجاد چک لیست باید در نظر داشت Google Sheets است. دارای یک گزینه داخلی برای ایجاد چک باکس های واقعی است که می توان با یک کلیک ساده آن را روشن و خاموش کرد. استفاده از Google Sheets برای ایجاد یک چک لیست با دنبال کردن این مراحل انجام می شود:

1. برنامه Google Sheets را باز کنید.
2. سلول هایی را که می خواهید یک چک باکس اضافه کنید نیز برجسته کنید. می توانید این کار را با کلیک کردن و کشیدن ماوس یا انتخاب سلول های جداگانه در حالی که کلید ctrl را نگه دارید انجام دهید.
   
3. در منوی بالا بر روی Insert کلیک کنید،
   
4. در منوی کشویی روی Checkbox کلیک کنید.
   
5. اکنون باید یک چک باکس روی سلول هایی که برجسته کرده اید ظاهر شود.
   
6. می‌توانید با کلیک بر روی کادر انتخاب، علامت را روشن یا خاموش کنید.
   
7. لیست خود را با تایپ موارد سمت راست هر چک باکس تکمیل کنید.
   

Google Sheets برای موبایل

برخلاف Google Docs، عملکرد چک باکس همچنان می‌تواند با نسخه تلفن همراه Google Sheets استفاده شود. این را می توان با پیروی از دستورالعمل های زیر انجام داد:

1. Google Sheets را برای موبایل باز کنید.
   
2. در سمت راست پایین صفحه، روی نماد + کلیک کنید.
   
3. روی صفحه گسترده جدید ضربه بزنید.
   
4. همانند نسخه دسکتاپ، سلول هایی را که می خواهید چک باکس ها را به آنها اضافه کنید، برجسته کنید.
   
5. در گوشه سمت راست بالای صفحه، روی نماد سه نقطه ضربه بزنید.
   
6. در منوی باز شده روی Data Validation ضربه بزنید.
   
7. روی فلش رو به پایین در کنار معیارها ضربه بزنید.
   
8. روی Checkbox ضربه بزنید.
   
9. در سمت راست بالا، روی ذخیره ضربه بزنید.
   
10. سلول های انتخابی شما اکنون باید چک باکس های تعاملی داشته باشند.
    

هنگام تهیه چک لیست چه نکاتی را باید در نظر داشت؟

هنگام ایجاد یک چک لیست، چند نکته وجود دارد که باید به خاطر داشته باشید تا مطمئن شوید که آنها موثر هستند. در زیر مواردی وجود دارد که باید هنگام تهیه چک لیست به آنها توجه کنید:

1. اگر مراحل زمانی وجود دارد که باید دنبال کنید، مطمئن شوید که به ترتیب فهرست شده اند. همچنین، حتما ذکر کنید که آنها باید به ترتیب خاصی دنبال شوند .
2. اطمینان حاصل کنید که همه چیزهایی که باید گنجانده شود، درج شده است، در غیر این صورت، چک لیست بی معنی است.
3. بر خلاف نکته قبلی، مطمئن شوید که همه چیزهایی که در لیست گنجانده شده است باید وجود داشته باشد.
4. تعدیل کار را بررسی کنید. این امر به ویژه برای چک لیست ها مهم است. داشتن یک آیتم در لیست دو بار باعث سردرگمی زمانی می شود که یکی از آنها بررسی شود و دیگری بررسی نشود.
5. اگر فهرستی ترتیب خاصی ندارد، سعی کنید چیزها را به صورت منطقی گروه بندی کنید. این به ویژه در لیست خرید مفید است. فهرست کردن اقلامی مانند نان و پنیر به طور جداگانه زمانی که معمولاً در یک فروشگاه مواد غذایی در همان مناطق هستند، منجر به عقب نشینی بی مورد می شود.

سوالات متداول اضافی

چگونه می توان قالب ها را به Google Docs اضافه کرد؟

اگر می‌خواهید یک الگو به گالری الگوی Google Docs اضافه کنید، باید یک حساب G Suite داشته باشید. اگر یک حساب Google شخصی دارید، همچنان می‌توانید از نظر فنی به صورت رایگان آن را ایجاد کنید. فقط سند خود را به طور معمول در Google Docs ایجاد کنید، سپس آن را با نام Template ذخیره کنید. پس از آن، اگر می خواهید یک سند جدید با استفاده از همان قالب ایجاد کنید، فقط سند الگو را باز کنید و در صورت لزوم آن را ویرایش کنید. همین روش الگو را می توان برای Google Sheets، Google Slides و Google Forms استفاده کرد.

چگونه یک Google Doc جدید تنظیم می کنید؟

هر زمان که Google Docs را راه‌اندازی می‌کنید، این گزینه به شما داده می‌شود که با کلیک بر روی نماد + در برگه بالا، یک سند خالی جدید ایجاد کنید. همچنین می‌توانید با کلیک بر روی گالری الگو در سمت راست بالای برگه بالا، از یک سند از پیش قالب‌بندی شده استفاده کنید. اگر این منو را نمی‌بینید، ممکن است قالب‌هایی را پنهان کرده باشید. با انجام کارهای زیر می توانید آنها را برگردانید:

• در منوی اصلی Google Docs، روی نماد منوی اصلی در گوشه سمت چپ بالا کلیک کنید. این نماد سه خط است.

• از منوی کشویی روی Settings کلیک کنید.

• در قسمت Templates در پنجره بازشو، «نمایش الگوهای اخیر در صفحه اصلی» را دوباره روشن کنید.

• روی OK کلیک کنید.

چگونه می توانم یک لیست در Google Docs اضافه کنم؟

افزودن آیتم دیگری به چک لیست به سادگی کلیک بر روی آخرین مورد از لیست و سپس فشار دادن کلید enter است. اگر از چک باکس ها استفاده می کنید، Google Docs باید به طور خودکار یک کادر خالی برای شما ایجاد کند. سپس می توانید طبق معمول لیست را پر کنید. اگر می‌خواهید یک مورد جدید را در وسط لیست درج کنید، فقط قبل از مرحله‌ای که می‌خواهید آن را درج کنید، روی انتهای آن کلیک کنید. با کلیک بر روی enter یک چک باکس جدید نیز ایجاد می‌شود.

چگونه چک باکس را در Google Docs اضافه کنید؟

اگر قبلاً از یک چک باکس استفاده می‌کنید، هر بار که یکی از موارد لیست خود را به پایان می‌رسانید، به سادگی اینتر را فشار دهید، یک چک باکس جدید به طور خودکار ایجاد می‌شود. در غیر این صورت، فقط مراحل ارائه شده در بالا را برای فرمت یک چک لیست جدید دنبال کنید.

اگر قبلاً یک لیست ایجاد کرده اید و فقط می خواهید چک باکس ها را اضافه کنید، کل لیست خود را برجسته کنید. روی Format در منوی بالا کلیک کنید، نشانگر را روی Bullets & Numbering و سپس روی Bulleted List قرار دهید. اگر بر روی قالب چک در سمت راست بالا کلیک کنید، اعداد موجود در لیست به کادر انتخاب تبدیل می شوند. توجه داشته باشید که با این کار تمام شماره گذاری های لیست شما حذف می شود. در صورت نیاز ممکن است مجبور شوید اعداد را یک به یک تایپ کنید.

چگونه یک چک لیست ایجاد می کنید؟

چک لیست تنها زمانی مورد نیاز است که مجبور باشید مراحل مهم یا مواردی را که نمی توانید به تنهایی به خاطر بسپارید را پیگیری کنید. اگر تعداد موارد کم است یا مراحل کاملاً اختیاری است، استفاده از چک لیست ضروری نیست.

بنابراین، هنگام ایجاد یک چک لیست، از قبل مشخص شده است که مراحلی وجود دارد که باید در خود لیست گنجانده شوند. به نکات و ترفندهای مربوط به ایجاد چک لیست همانطور که در بالا ارائه شده است مراجعه کنید تا نکات مهمی را که هنگام ایجاد آن باید در نظر داشته باشید، بدانید.

آیا فهرست چک خود را چاپ کنم یا دیجیتال نگه دارم؟

این بستگی به این دارد که چه چیزی برای شما راحت تر است. اگر می‌توانید چک لیست را روی یک دستگاه تلفن همراه نگه دارید، این کار را انجام دهید. به هر حال اکثر مردم امروزه بدون تلفن از خانه خارج نمی شوند. اگر استفاده از قلم و کاغذ عملی تر به نظر می رسد، پس دلیلی برای چاپ نکردن آن وجود ندارد. انجام هر دو به طور همزمان توصیه نمی شود، زیرا دو لیست یکسان فقط باعث سردرگمی و شکست نقطه چک لیست می شود.

یک ابزار مدیریت مفید

دانستن نحوه ایجاد چک لیست در Google Docs به زرادخانه ابزارهای مدیریت مفید شما می افزاید. راحتی Google Docs عملکردهای زیادی را به فرآیند سنتی فهرست‌سازی می‌بخشد. وقتی با کارهای مهم سر و کار دارید، داشتن وسایل مفید زیاد در اختیارتان هرگز ضرری ندارد.

آیا راه های دیگری برای ایجاد چک لیست در Google Docs می دانید؟ نظرات خود را در بخش نظرات زیر به اشتراک بگذارید.