نحوه اضافه کردن کاربر جدید در HubSpot

اگر در حال راه‌اندازی یا رشد یک کسب‌وکار هستید، به روشی مؤثر برای مدیریت تیم‌ها و بخش‌های مختلف، اشتراک‌گذاری اطلاعات، مدیریت گردش کار و تفویض کارآمد وظایف نیاز دارید. پیاده‌سازی HubSpot در کسب‌وکار شما می‌تواند کمک بزرگی در کنار هم قرار دادن بازاریابی، فروش و خدمات باشد. از ردیابی فروش و بالقوه آنها تا راه اندازی کمپین های بازاریابی ورودی.

برای استفاده از تمام امکاناتی که این پلتفرم ارائه می دهد، باید بدانید که چگونه از عملکردهای اصلی آن استفاده کنید، با اضافه کردن یک کاربر جدید شروع کنید.

افزودن یک کاربر جدید

در حالی که HubSpot در بهبود خطوط لوله CRM شما حیاتی است، کاربران ستون فقرات سیستم هستند، بنابراین فرآیند را یک مرحله (یا شخص) در یک زمان انجام دهید. خوشبختانه، افزودن یک کاربر جدید به HubSpot به سادگی انجام این مراحل آسان است:

1. با اعتبار مدیریت خود وارد HubSpot شوید.
   
2. روی نماد چرخ دنده در منوی بالا سمت راست کلیک کنید.
   
3. در منوی نوار کناری سمت چپ به User & Terms بروید .
   
4. به تب Users رفته و در گوشه سمت راست روی Create User کلیک کنید.
   
5. آدرس ایمیل کاربر جدید خود را وارد کنید، چندین آدرس با فاصله از هم جدا شده، یا چندین ایمیل را از طریق یک فایل CSV یا TXT تک ستونی یا گزینه دیگری که روی صفحه فهرست شده است آپلود کنید و روی Next کلیک کنید .
   
6. روی Choose how to set access کلیک کنید و گزینه ای را که برای شما مناسب تر است انتخاب کنید.
   
7. Next را انتخاب کنید ، در این مرحله HubSpot دعوت‌نامه‌ها را به ایمیل‌های تعیین‌شده ارسال می‌کند، مگر اینکه آن را روی صفحه غیرفعال کنید.
   
8. برای جمع‌بندی یا ذخیره تنظیماتی که به‌عنوان پیش‌تنظیمی برای افزودن‌های بعدی استفاده کرده‌اید، Done را بزنید .
   

از آنجایی که HubSpot یک دعوت نامه را بر اساس ایمیل ایجاد می کند، برای افزودن یک شخص به سیستم نیازی به اطلاعات اضافی نخواهید داشت. هنگامی که عضو جدید تیم دعوت را پذیرفت، می تواند تنظیم نمایه خود را با اطلاعات شخصی به پایان برساند.

قبل از کلیک بر روی انجام شد، اگر این گزینه‌ها در طرح اشتراک شما مناسب یا در دسترس هستند، می‌توانید آن‌ها را انتخاب کنید:

• کپی پیوند دعوت - می توانید روی این دکمه کلیک کنید تا پیوند دعوت را کپی کنید، که می توانید آن را ذخیره کنید و برای کاربر جدید در پلتفرم دیگری مانند پیام Slack یا Teams ارسال کنید.
• کاربران خود را به یک تیم اضافه کنید – این گزینه ممکن است مفید باشد اگر از قبل تیم هایی را راه اندازی کرده اید. می توانید تیم ها را از منوی کشویی انتخاب کنید و کاربر خود را اضافه کنید.
• راه اندازی کاربران با تنظیمات از پیش تعیین شده – اگر دارای سطح سازمانی یا حرفه ای هستید، می توانید با انتخاب آنها از منوی کشویی، تنظیمات از پیش تعیین شده را به کاربر خود اضافه کنید.
• این مجوزها را ذخیره کنید - اگر یک الگوی موجود یا تنظیمات برگزیده راه‌اندازی را از ابتدا تغییر دهید، ممکن است در آینده از آنها برای نقش‌های مشابه استفاده کنید. این گزینه به شما امکان می دهد مجوزها را در قالب یک مجموعه جدید ذخیره کنید. این فقط برای سطح Enterprise در دسترس است.

تنظیم مجوزهای کاربر

به طور پیش فرض، مجوزهای کاربر به شش هاب تقسیم می شوند:

• CRM
• بازار یابی
• حراجی
• سرویس
• گزارش ها
• حساب

هنگام تنظیم این گزینه ها، برای برخی از هاب ها می توانید تعریف کنید که کاربر شما چه چیزی را می تواند مشاهده، دسترسی، تغییر یا حذف کند. برای مراکز دیگر، گزینه‌های تغییر وضعیت به شما پیشنهاد می‌شود و فقط می‌توانید ویژگی‌ها یا ابزارهای خاصی را روشن یا خاموش کنید.

با یک الگو شروع کنید

این یکی راحت ترین گزینه است. HubSpot قبلاً مجوزها را بر اساس عملکرد شغلی کاربر در شرکت پیکربندی می کند. می‌توانید با پیمایش در منوی کشویی زیر انتخاب الگو یا با تایپ عنوان شغل، الگوی مورد نظر را انتخاب کنید. پس از انتخاب الگو، در صورت نیاز می توانید آن را بیشتر سفارشی کنید.

استفاده از یک مجموعه مجوز سفارشی (فقط سازمانی)

HubSpot یک گزینه برای ایجاد مجموعه مجوز قبل از شروع اضافه کردن کاربر جدید دارد. در طول این فرآیند، می توانید مجوزهای از پیش تعیین شده را برای موقعیت های مختلف در شرکت خود تعریف کنید. به عنوان یک Super Admin، می توانید تا 100 مجموعه مختلف ایجاد کنید. به سادگی با تایپ کردن نام مجموعه مجوزی که قبلا ایجاد کرده اید، نقش هایی را که نسبت داده اید جستجو کنید و به کاربر جدید اختصاص داده می شود.

از صفر شروع کنید

این گزینه به همان اندازه که به نظر می رسد ساده است. با تنظیم مجوزها برای همه هاب ها به صورت جداگانه، می توانید به صورت دستی همه مجوزها را برای کاربر جدید وارد کنید.

مدیریت صندلی های کاربر پولی

هنگام ایجاد کاربران جدید، ممکن است محدودیت هایی برای مجوزهایی که برای «کاربرانی با صندلی پولی» رزرو شده است، وجود داشته باشد.

یک صندلی پولی به کاربر امکان می دهد به ویژگی ها و عملکردهای اضافی که در طرح رایگان در دسترس نیستند دسترسی داشته باشد. بسته به نوع اشتراک های پولی، مجموعه ویژگی های ارائه شده ممکن است متفاوت باشد. طبقاتی که تعداد محدودی صندلی پولی ارائه می دهند، برای سطوح مرکز فروش و مرکز خدمات هستند. تعداد صندلی‌های پولی که می‌توانید در HubSpot بگنجانید به تنظیمات طرح و اشتراک شما بستگی دارد.

در طول فرآیند راه‌اندازی کاربر جدید، می‌توانید دسترسی کاربران را به برخی از این ویژگی‌ها اختصاص دهید. با انجام این کار، یکی از «صندلی‌های پولی» را که با طرح اشتراک شما ارائه می‌شود، پر می‌کنید. اگر تمام صندلی های ارائه شده در بسته خود را مصرف کرده اید، می توانید صندلی های اضافی خریداری کنید. اگر قبل از فرآیند راه‌اندازی کاربر جدید، صندلی نخریدید، پس از خروج دعوت‌ها، به تسویه‌حساب هدایت می‌شوید تا صندلی‌های بیشتری بخرید.

ایجاد کاربران با صندلی های کاربر پولی

در طول راه اندازی کاربر جدید، می توانید در چند مرحله ساده به یک کاربر جدید صندلی کاربر پولی خود را اختصاص دهید. این موارد برای سطوح فروش و خدمات آغازین، حرفه ای یا سازمانی در دسترس خواهند بود.

صندلی کاربر پولی برای فروش:

1. روی تب Sales کلیک کنید .
   
2. دسترسی فروش را روشن کنید .
   
   • بر اساس ردیف خود، جعبه‌های شروع فروش ، حرفه‌ای فروش یا سازمان فروش را خواهید دید.
3. سوئیچ را که تعداد کل و باقیمانده صندلی‌های موجود را نشان می‌دهد تغییر دهید.

برای صندلی کاربر خدمات پرداختی:

1. روی تب Service کلیک کنید .
   
2. دسترسی به مرکز خدمات را روشن کنید .
   
   • بر اساس ردیف خود ، سرویس Starter ، Service Professional یا Service Enterprise نمایش داده می شود.
3. سوئیچ را که تعداد کل و باقیمانده صندلی‌های موجود را نشان می‌دهد تغییر دهید.

سوالات متداول

چه کسی می تواند کاربران را در HubSpot اضافه کند؟

Super Admins و سایر کاربرانی که مجوز افزودن و ویرایش کاربران را دارند می‌توانند این کار را انجام دهند و Super Admin می‌تواند مجوز افزودن و ویرایش کاربران را در برگه Access هنگام ایجاد کاربر جدید فعال کند. کاربر دیگری با قابلیت افزودن و ویرایش کاربران تنها می‌تواند مجوزهایی را که دارد اضافه کند.

چگونه می توانم تعداد صندلی های اشتراک مرکز فروش یا خدمات خود را تغییر دهم؟

هر زمان خواستید می‌توانید صندلی‌های جدیدی را به حساب خدمات یا فروش خود اضافه کنید. اگر اشتراک ماهیانه پرداخت می‌کنید، قبل از دوره صورت‌حساب بعدی، باید مبلغی متناسب با صندلی‌های جدیدی که خریداری کرده‌اید بپردازید. می‌توانید صندلی‌های اضافی را که برایشان پول پرداخت کرده‌اید یا آن‌هایی را که در اشتراک خود استفاده نمی‌کنید، در هر زمان از صفحه «حساب و صورت‌حساب» خود حذف کنید.

CRM خود را به سطح دیگری ببرید

برای رونق کسب و کار شما، صرف خرید یکی از محبوب ترین پلتفرم های CRM، مانند HubSpot، کافی نیست. برای رشد با HubSpot و استفاده از پتانسیل آن، باید بدانید که چگونه از تمام ویژگی هایی که ارائه می دهد استفاده کنید و از آنها بهره ببرید. افزودن کاربران و تنظیم مجوزها از اولین قدم هایی است که باید برای ارتقای CRM خود به سطح بعدی بردارید.

آیا هنگام افزودن کاربران جدید با مشکلی مواجه شده اید؟ در قسمت نظرات به ما اطلاع دهید.