فرم های گوگل: نحوه دریافت اعلان های ایمیل

Google Forms روشی مناسب برای جمع‌آوری اطلاعات و نظرات از طریق انجام نظرسنجی، ثبت رویداد و فرم‌های بازخورد ارائه می‌کند. این حتی زمانی که یک فرم Google را عمومی می کنید نیز صادق است . با این حال، بررسی پاسخ‌های فرم به صورت دستی ممکن است برای شما سخت باشد زیرا این فرآیند زمان‌بر است.

خوشبختانه، هر بار که شخصی فرم Google ایجاد شده را پر می کند، می توانید یک اعلان ایمیل دریافت کنید. این راهنما نشان می‌دهد که چگونه می‌توانید اعلان‌های ایمیل را در فرم‌های Google تنظیم کنید و چگونه این کار دستیابی به هدف شما را آسان‌تر می‌کند.

چرا باید اعلان‌های ایمیل را در فرم‌های Google تنظیم کنید؟

اعلان‌های ایمیل برای اطمینان از به‌روزرسانی شما هنگام ارسال پاسخ جدید ضروری است. این به شما کمک می کند تا پاسخ ها را به سرعت بررسی کنید و بر اساس داده های دریافتی تصمیم لازم را بگیرید.

اعلان‌ها می‌توانند به طور همزمان برای چندین پاسخ‌دهنده ارسال شوند، همکاری بین اعضای تیم را تقویت می‌کنند و کمک می‌کنند اطمینان حاصل شود که همه در مورد هر فعالیتی در Google Forms به‌روز هستند. اگر از Google Forms برای ایجاد نظرسنجی با یک گروه بزرگ استفاده می کنید، این کار مفید است.

همچنین می‌توانید جزئیات خاصی را که می‌خواهید در اعلان ایمیل نشان داده شود، برجسته کنید. این تکنیک به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که صندوق ورودی شما کاملاً سازماندهی شده است و اعلان های ایمیلی سازگار و ساختار یافته را ارائه می دهد.

نحوه فعال کردن اعلان‌های ایمیل در فرم‌های گوگل

دریافت اعلان‌های ایمیل برای فرم‌های Google شما روشی عالی برای اطمینان از اینکه همه چیز به موقع انجام می‌شود. اعلان‌های ایمیل چه پاسخ‌دهنده باشید و چه کاربر، حیاتی هستند، زیرا به‌روزرسانی‌های مربوط به فعالیت‌های جاری را به شما می‌دهند.

اگر یک فرم Google برای جمع‌آوری داده‌ها از پاسخ‌دهندگان ایجاد کرده‌اید، باید مطمئن شوید که اعلان‌های ایمیل قبلاً فعال شده‌اند.

1. فرم Google را باز کنید که می‌خواهید اعلان‌های ایمیلی را از آن دریافت کنید.
2. روی تب Responses واقع در منوی بالا کلیک کنید .
   
3. در گوشه سمت راست بالای صفحه، روی سه نقطه کلیک کنید و برای پاسخ‌های جدید روی دریافت اعلان‌های ایمیل ضربه بزنید .
   
4. یک پیام تأیید جدید روی صفحه نمایش شما ظاهر می شود که نشان می دهد اعلان های ایمیل در فرم Google شما فعال است.

از این مرحله به بعد، هر زمان که پاسخ دهنده فرم را ارسال کند، همیشه یک اعلان در آدرس ایمیل مرتبط با حساب Google دریافت خواهید کرد.

نحوه ارسال اعلان به همکاران در Google Forms

به‌طور پیش‌فرض، پس از ارسال پاسخ‌دهندگان، فقط سازنده Google Form اعلان‌ها را دریافت می‌کند. وقتی به عنوان یک تیم در Google Forms کار می کنید و همه می خواهند اعلان ها را دریافت کنند، باید آنها را به عنوان همکار اضافه کنید. برای افزودن همکاران؛

1. Google Form را که می‌خواهید همکاران اضافه کنید باز کنید و روی More در گوشه سمت راست بالای صفحه کلیک کنید.
   
2. در گزینه های ارائه شده، روی افزودن همکاران کلیک کنید .
   
3. یک پنجره جدید با فضایی برای افزودن ویرایشگرها ظاهر می شود . آدرس ایمیل اعضای تیم خود را اضافه کنید.
   
4. برای به اشتراک گذاشتن فرم گوگل روی دکمه ارسال کلیک کنید.

هنگامی که همکاران اعلان را دریافت کردند، می توانند به فرم Google دسترسی داشته باشند و اعلان های ایمیل را فعال کنند. توجه داشته باشید که دستورالعمل‌های فعال کردن اعلان‌ها برای همکاران همان‌طور که در بالا ذکر شد باقی می‌ماند.

نحوه ارسال یادآوری از طریق فرم گوگل

علاوه بر این، Google Forms قابلیتی دارد که به شما امکان می دهد برای افرادی که فرم را پر و ارسال نکرده اند یادآوری ارسال کنید. این بیشتر زمانی اتفاق می افتد که شما قصد جمع آوری داده از افراد خاصی را دارید. 

1. Google Form خود را باز کنید و روی Responses در منوی بالا کلیک کنید.
2. در مقابل دکمه پاسخ‌ها، روی دکمه ارسال ایمیل یادآوری ضربه بزنید.
   
3. یک پنجره فرم ارسال جدید ظاهر می شود. آدرس ایمیل مخاطب را در فیلد ارائه شده وارد کنید و روی ارسال کلیک کنید .
   

هنگام ارسال یادآوری به پاسخ دهندگان خود، به یاد داشته باشید که اعلان ایمیل خلاصه ای از پاسخ های مشخص شده در فرم را نشان نمی دهد. هنگامی که پاسخ دهنده پیام را دریافت کرد، باید برای دسترسی به تمام جزئیات به Google Form بازگردد.

نحوه ارسال اعلان‌های ایمیل به پاسخ‌دهندگان برای پاسخ‌هایشان

پس از اینکه پاسخ دهندگان فرم را پر کردند و آن را ارسال کردند، می توانید یک کپی از پاسخ های خود را از طریق ایمیل برای آنها ارسال کنید. این ترفند کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که پاسخ دهندگان با یک کپی از پاسخ ها باقی می مانند. شما می توانید این کار را برای امتحانات یا اهداف تعیین تکلیف یا در مواردی که پاسخ دهنده نیاز به بررسی مجدد پاسخ ها پس از تکمیل ارزیابی دارد، انجام دهید.

1. Google Form خود را باز کنید و روی تنظیمات کلیک کنید تا فرم را بر اساس نیازهای خاص خود پیکربندی کنید.
   
2. برای فعال کردن ویژگی هایی مانند جمع آوری آدرس های ایمیل و ارسال یک کپی از پاسخ ها به پاسخ دهندگان، روی بخش پاسخ ها کلیک کنید.
3. روی دراپ باکس ارسال یک کپی از پاسخ‌ها برای پاسخ‌دهندگان کلیک کنید .
4. گزینه های مختلفی برای انتخاب خواهید داشت، مانند همیشه ، در صورت درخواست یا خاموش .
   
5. همچنین، می توانید با کلیک بر روی دکمه Presentation و فعال کردن View summary نتایج، خلاصه ای از نتایج را با پاسخ دهندگان به اشتراک بگذارید .
   

Google Form Email Notification Today را فعال کنید

فعال کردن اعلان‌های ایمیل Google Form به شما کمک می‌کند تمام فعالیت‌های Google Forms خود را پیگیری کنید. علاوه بر این، این یک رویکرد باورنکردنی در هنگام کار بر روی پروژه های کار گروهی یا همکاری برای دستیابی به یک هدف خاص است.

با این حال، وقتی به عنوان یک همکار به فرم Google اضافه می‌شوید، باید اعلان‌ها را فعال کنید تا به‌روز بمانند.

اگر به شدت از Google Forms استفاده می کنید، ممکن است بخواهید چند میانبر مفید صفحه کلید Google Forms را برای تقویت گردش کار خود یاد بگیرید.

سوالات متداول

چه کسی اعلان ایمیل را هنگام ارسال فرم Google دریافت می کند؟

هنگامی که پاسخ دهنده فرم را پر کرده و آن را ارسال می کند، سازنده فرم اعلان ایمیلی دریافت می کند. اگر «فرم Google» مشارکت‌کنندگانی داشته باشد که اعلان‌های ایمیل را فعال کرده‌اند، به‌طور هم‌زمان از این فعالیت مطلع می‌شوند.

آیا ویراستاران می‌توانند پاسخ‌های Google Form را ببینند؟

هنگامی که ویراستاران یا همکاران به فرم Google اضافه می شوند، می توانند پاسخ های ارسال شده توسط پاسخ دهندگان را ببینند.