به صورت انبوه پیام های شخصی شده را در Outlook با ادغام نامه ارسال می کنید

ایمیل ادغام مانند یکی از آن دوستان قدیمی است که سالها با آنها ارتباط برقرار نکرده اید. همیشه دست کم گرفته و نادیده بگیرید ، تا روزی که به شدت به آن احتیاج دارید.

Microsoft Outlook را برای iOS بارگیری کنید

Microsoft Outlook را برای Android بارگیری کنید

شما تا زمانی که وظیفه مدیریت چند صد دعوت را بر عهده ندارید ، متوجه پتانسیل آن نمی شوید. شاید ، آنها دعوت عروسی یا شاید یک دسته از برچسب آدرس ها و نشان های نام باشند. نگران نباشید ، می توانید تنها با چند کلیک و با چند کلیک ، مقدار زیادی ایمیل شخصی شده را با Microsoft Outlook 2016 ارسال کنید. مقاله زیر شما را برای انجام این کار راهنمایی می کند.

چه زمانی باید از Mail Merge استفاده کنید؟

Mail Merge وقتی می خواهید چندین سند ایجاد کنید که اساساً یکسان باشند ، اما هر یک از اسناد حاوی جزئیات خاص خود است. ایمیل ها در صورت وجود دارای قالب و محتوا و همچنین گرافیک یکسان هستند. به عنوان مثال ، دعوت نامه ها دارای کلیه مطالب یکسان هستند به جز نام ، آدرس ...

برخلاف ارسال نامه به گروهی از افراد ، ادغام نامه باعث می شود هر گیرنده گیرنده بی نظیری باشد.

ویژگی ادغام نامه Mail از 2 قسمت استفاده می کند:

• سند اصلی (در اینجا: Microsoft Word) جایی که محتوای ایمیل را می نویسید.
• تغییر منبع داده (اینجا: مخاطبین Microsoft Outlook) معمولاً آدرس و نام گیرنده است.

این دو قسمت "ادغام شده" است. با Outlook به عنوان بخشی از مجموعه Microsoft Office ، می توانید از این ویژگی برای ارسال نامه به چندین نفر استفاده کنید ، هر نامه شخصی برای یک مخاطب جداگانه.

Microsoft Office به شما امکان می دهد از منابع داده های مختلف برای جزئیات آدرس استفاده کنید ، برای مثال می توانید از صفحه گسترده اکسل یا حتی یک بانک اطلاعاتی Access استفاده کنید. در اینجا ، شما برای ارسال ایمیل از مخاطبین Outlook استفاده خواهید کرد.

مخاطبین را برای ادغام نامه آماده کنید

مراحل زیر را بعد از راه اندازی Outlook انجام می دهید:

1. برای نمایش لیست مخاطبین ، افراد را باز کنید.

مخاطبین ( Ctrl + Click ) را که می خواهید در لیست ایمیل شخصی شده خود انتخاب کنید ، انتخاب کنید . برای مدیریت آسان یک لیست بزرگ ، از گزینه Sort موجود استفاده کنید (روی پیکان رو به پایین کنار All کلیک کنید ). شما به نوعی می توانید با دسته ( مرتب شده بر اساس دسته بندی ) در منوی کشویی است.

توجه: ادغام نامه با لیست توزیع کار نمی کند.

2. از روبان ، گروه Merge Mail> Hone> Actions Group را انتخاب کنید .

3. در صورتی که یک ایمیل شخصی برای مخاطب انتخاب شده است ، در صفحه مخاطبین ادغام نامه ، فقط مخاطبین انتخاب شده را انتخاب کنید . در گزینه Merge ، پارامترهای زیر را انتخاب کنید:

• نوع سند : نامه های فرم.
• ادغام در : ایمیل
• خط موضوع موضوع پیام : خط موضوع برای همه ایمیل ها بدون تغییر است. بنابراین ، این مورد توجه شما را انتخاب می کند .

4. روی OK کلیک کنید و سپس Microsoft Word برای نوشتن پیام شخصی خود را برای شما راه اندازی می کند.

پیام های شخصی شده را در Microsoft Word تنظیم کنید

در تب Mailings در روبان ، گزینه Greeting Line را انتخاب کنید تا پیام با خطوط تبریک شروع شود.

همانطور که در اینجا مشاهده می کنید ، ابتدا کادر گفتگو در ابتدا پر شده است. این فقط یک مکان نگهدارنده برای نام از لیست مخاطبین شما است. درست در زیر ، می توانید پیش نمایش اسامی را از لیست خود بررسی کنید. می توانید موارد را با گزینه های ذکر شده در اینجا تنظیم کنید.

توجه داشته باشید که قسمت Merge از سرصفحات ستون موجود در لیست پستی شما می باشد. بنابراین اگر یک عدم تطابق وجود دارد، استفاده بازی زمینه به اطمینان حاصل شود که تثبیت صحیح مانده است. اگر فیلدی که می خواهید Not Matching را نشان دهید ، روی فهرست کشویی آن قسمت کلیک کنید و نام ستونی را که مطابق آن ستون است در لیست خود انتخاب کنید.

هنگامی که روی OK کلیک می کنید ، یک قسمت حفره یا سوراخ برای خط سلام در سند Word نمایش داده می شود. شما می توانید اطلاعات مربوط به این سند را با قسمت های اضافی وارد کنید.

روی درج Merge Field کلیک کنید . این داده ها باید در منبع داده اصلی شما نمایش داده شوند که در این حالت اطلاعات تماس در Outlook است.

برای قالب بندی خط تبریک همانطور که می خواهید ، کل قسمت را از جمله نشانه های دنباله برجسته کنید. به تب Home بروید و از تنظیمات Font استفاده کنید . همچنین ، Line Spacing را تنظیم کنید تا اطمینان حاصل شود که فاصله خط با فاصله در بقیه سند مطابقت دارد.

متن پیام را وارد کنید

باز کردن پیام ، جایگاهدار GreetingLine یا / یا زمینه هایی است که شما با کمک موارد اضافی درج کرده اید. اکنون شروع به نوشتن پیام خود می کنید.

پس از پایان یافتن متن پیام ، روی Finish & Merge> Send Messages کلیک کنید . در کادر گفتگوی ادغام به ایمیل ، OK را کلیک کنید .

Word سپس نامه های فردی را به هر آدرس ایمیل مربوطه ارسال می کند. شما نمی توانید گیرنده های CC یا BCC دیگر را دریافت کنید و نمی توانید پیوست هایی به ایمیل اضافه کنید.

می توانید سندی را که برای ادغام نامه استفاده کرده اید ذخیره کنید ، زیرا این لینک همچنین باعث ذخیره منبع داده ، یعنی مخاطبین می شود. وقتی سند ادغام نامه را باز می کنید ، بله را انتخاب کنید که Word از شما درخواست می کند تا در ارتباط باشید.

پس از اینکه به آن عادت کردید ، کل مراحل تنها چند دقیقه از آغاز تا پایان طول می کشد. همچنین به جای گذراندن وقت برای ساختن ایمیل برای هر شخص ، اکنون می توانید بدون توجه به تعداد افراد در گروه ، همین کار را برای یک گروه انجام دهید.